KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI 2

KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI

	OBJEKTIF
Objektif : Am	Memahami konsep asas pengurusan kualiti
Objektif : Khusus	Di akhir unit ini anda seharusnya dapat : Menerangkan konsep Kumpulan Kawalan Mutu (Quality Control Circle) Menerangkan pelaksanaan Kumpulan Kawalan Mutu. Menerangkan pendekatan yang digunakan oleh Kumpulan Kawalan Mutu dalam meningkatkan kualiti kerja.

1. PENGENALAN  
   
   Apakah yang anda tahu atau faham mengenai kumpulan kawalan mutu atau yang lebih dikenali sebagai QCC (Quality Control Circle)?
   
   Kumpulan Kawalan Mutu merupakan satu kumpulan kecil pekerja-pekerja daripada unit kerja yang sama yang berkumpul untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini akan mengemukakan cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan.
   
   Komponen utama dalam kumpulan kawalan mutu terbahagi kepada tiga perkara iaitu :-
   
   1. Mutu
      
   2. Kawalan
      
   3. Pelanggan
      

Mutu

Mutu bukan hanya merujuk kepada produk atau perkhidmatan yang diberikan malah ia meliputi segala aspek berikut :-

1. Perkhidmatan yang diberi
   
2. Kos barangan mestilah standard antara setiap organisasi
   
3. Keselamatan barangan dan pengguna apabila menggunakan produk syarikat
   

Contohnya :-

Mutu kemahiran kakitangan yang melaksanakan tugas, mutu bekerja secara berkumpulan, mutu alam persekitaran atau suasana kerja, mutu sikap kakitangan membuat keputusan serta menyelesaikan masalah dan sebagainya.

Kawalan

Kawalan pula bertujuan menyemak kerja atau proses yang dilaksanakan bagi menentukan samada ia memenuhi kehendak atau keperluan pelanggan. Ianya meliputi aktiviti-aktiviti merancang, melaksana, mengawal dan mengambil tindakan. Keempat-empat aktiviti ini saling berkait antara satu sama lain. Ini adalah proses untuk mendapatkan maklum balas sambil bertindak terhadapnya untuk memperbaiki dengan cara yang lebih positif.

Pelanggan

Ianya untuk memastikan kepuasan hati penggan kerana ia merupakan konsep asas QCC.

Kumpulan kawalan mutu dapat menyumbangkan beberapa faedah seperti berikut:-

• Mewujudkan semangat perpaduan di kalangan masyarakat
  
• Mengubah sikap masyarakat supaya menjadi masyarakat yang bekerja dan berfikir.
  
• Meningkatkan daya pengeluaran.
  

13.1     KONSEP KUMPULAN KAWALAN MUTU

13.1.1     Matlamat Kumpulan Kawalan Mutu

Matlamat Kumpulan Kawalan Mutu adalah untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja melalui :-

1. kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja
   
2. Semangat bekerja secara berkumpulan
   
3. Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif
   
4. Penglibatan dan minat terhadap kerja
   
5. Dorongan kerja yang tinggi
   
6. Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan dan negara.
   

1. Prinsip-prinsip Asas Kumpulan Kawalan Mutu
   

Kumpulan Kawalan Mutu kerja adalah berdasarkan kepada prinsip-prinsip asas seperti berikut:-

1. Pekerja-pekerja diiktiraf sebagai sumber yang paling bernilai disamping lain-lain sumber pengurusan
   
2. Memajukan pekerja sebagai ahli jabatan/organisasi yang berguna
   
3. Penyertaan dan sokongan dari semua peringkat
   
4. Bekerja secara berkumpulan
   
5. Kreativiti sentiasa digalakkan
   
6. Projek adalah berkaitan dengan tugas-tugas harian.
   

13.1.3     Faedah-faedah dari Kumpulan Kawalan Mutu

Terdapat banyak faedah yang diperolehi hasil dari pelaksanaan Kumpulan Kawalan Mutu. Di antaranya ialah :

1. Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dan pengurusan
   
2. Memupuk kerjasama di kalangan pekerja
   
3. Memberi kepuasan bekerja
   
4. Menambah dorongan untuk bekerja
   
5. Memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri
   
6. Mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja
   
7. Menggalak daya kreativiti di kalangan pekerja
   
8. Memperbaiki system dan cara bekerja.
   

13.1 Apakah yang dimaksudkan dengan Kumpulan Kawalan Mutu?

13.2 Nyatakan TIGA komponen utama dalam Kumpulan Kawalan Mutu

13.3 Nyatakan matlamat pembentukan Kumpulan Kawalan Mutu

13.4 Nyatakan DUA faedah yang diperolehi dari pelaksanaanKumpulan Kawalan

Mutu

13.1 Kumpulan Kawalan Mutu merupakan satu kumpulan kecil pekerja-pekerja daripada unit kerja yang sama yang berkumpul untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini akan mengemukakan cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan.

    13.2 Mutu ,     Kawalan , Pelanggan

    13.3    a)    Kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja

b)    Semangat bekerja secara berkumpulan

c)    Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif

d)    Penglibatan dan minat terhadap kerja

e)    Dorongan kerja yang tinggi

f)    Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan dan negara.

13.4    a)    Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dan pengurusan

b)    Memupuk kerjasama di kalangan pekerja

1. PELAKSANAAN KUMPULAN KAWALAN MUTU
   

    Syarat-syarat yang diperlukan bagi melaksanakan Kumpulan Kawalan Mutu ialah:-

1. Pewujudan struktur Kumpulan Kawalan Mutu
   
2. Latihan yang berkesan
   
3. Sistem pengiktirafan yang berkesan.
   

13.2.1 Struktur Kumpulan Kawalan Mutu

Struktur Kumpulan Kawalan Mutu yang biasa diamalkan mengandungi komponen-komponen seperti berikut:-

1. Jawatankuasa Pemandu Kumpulan Kawalan Mutu
   
2. Fasilitator
   
3. Ketua Kumpulan
   
4. Ahli-ahli
   

13.2.1.1    Jawatankuasa Pemandu Kumpulan Kawalan Mutu

Jawatankuasa pemandu ialah sebuah jawatankuasa yang merangka dasar pelaksanaan Kumpulan Kawalan Mutu dan memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan-cadangan penyelesaian masalah yang dikemukakan.

13.2.1.2    Fasilitator

Fasilitator adalah terdiri dari ketua-ketua bahagian atau pekerja-pekerja yang dipilih oleh pihak pengurusan. Fasilitator ini adalah bertanggungjawab untuk satu kumpulan kawalan mutu ataupun lebih. Fasilitator memainkan peranan-peranan seperti berikut:-

1. Berhubung dengan semua peringkat pengurusan dan mendapat sokongan dan bantuan mereka.
   
2. Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli kumpulan apabila diperlukan
   
3. Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong.
   
4. Memastikan bahawa kumpulan akan menumpukan aktiviti mereka terhadap masalah yang berkaitan dengan kerja mereka.
   
5. Sebagai orang tengah dalam penyelesaian masalah
   
6. Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan
   
7. Mengesan kemajuan kumpulan
   
8. Menilai hasil program serta kos dan melaporkan kepada pengurusan.
   

13.2.1.3    Ketua Kumpulan

Ketua kumpulan yang terdiri dari ketua-ketua Unit atau pekerja-pekerja yang dipilih mempunyai peranan-peranan berikut.

1. Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah dengan bantuan fasilitator
   
2. Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti-aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni
   
3. Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan.
   
4. Mengelolakan mesyuarat dengan teratur dan berkesan
   
5. Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan
   
6. Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli.
   
7. Membantu ahli-ahli menyelesaikan masalah-masalah.
   
8. Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan.
   

13.2.1.4    Ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu

Ahli Kumpulan Kawalan Mutu yang dipilih memainkan seperti berikut:-

1. Menghadiri mesyuarat secara tetap
   
2. Menumpukan usaha menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan kerja
   
3. Mengenalpasti masalah-masalah, menyumbangkan idea-idea, menjalankan penyelidikan dan membantu kumpulan kearah penyelesaian masalah-masalah.
   
4. Menyertai persembahan pengurusan.
   

13.2.2 Pengurusan Kualiti

Dengan pelaksanaan program kualiti, setiap organisasi perlu menubuhkan satu stuktur organisasi untuk menguruskan kualiti dan produktiviti dalam organisasi masing-masing seperti rajah 13.1. Struktur ini diwujudkan untuk pengurusan kualiti dan produktiviti keseluruhannya.

      

Rajah 13.1 : Struktur Pengurusan Kualiti Dan Produktiviti

13.2.3 Faktor-faktor yang menyokong kejayaan Kumpulan Kawalan Mutu

Faktor-faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaan Kumpulan Kawalan Mutu adalah seperti berikut:-

1. Sikap yang positif, kesungguhan dan komitment dari pihak pengurusan atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam melaksanakan program ini.
   
2. Sistem latihan yang berkesan
   
3. Sokongan dari semua peringkat
   
4. Pewujudan sistem pengiktirafan kepada ahli Kumpulan Kawalan Mutu
   
5. Kemudahan yang disediakan oleh pengurusan seperti alat-alat tulis, projector overhead, transparensi, bilik perancangan dan sebagainya.
   
6. Perkembangan mengenai Kumpulan Kawalan Mutu harus diketahui oleh semua pihak
   
7. Kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana, menyelaras dan mengambil tindakan
   
8. Melaksanakan aktiviti-aktiviti promosi menerusi poster, slogan dan risalah-risalah.
   

13.5    Nyatakan komponen-komponen yang ada dalam struktur kumpulan kawalan mutu.

13.6    Tuliskan 3 peringkat dalam struktur pengurusan kualiti dan produktiviti.

13.7    Berikan 5 faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaan kumpulan kawalan mutu.

13.5    a)    Jawatankuasa Pemandu Kumpulan Kawalan Mutu

b)    Fasilitator

c)    Ketua Kumpulan

d)    Ahli-ahli

13.6    a)    Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti / Mesyuarat Pengurusan.

1. Penyelaras dan Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti.
   
2. Pasukan-pasukan kerja (peringkat pengurusan dan staf)
   

13.7    a)    Sikap yang positif, kesungguhan dan komitment dari pihak pengurusan         atasan.

1. Sistem latihan yang berkesan.
   
2. Sokongan dari semua peringkat.
   
3. Pewujudan sistem pengiktirafan kepada ahli Kumpulan Kawalan Mutu.
   
   1. Kemudahan yang disediakan oleh pengurusan seperti alat-alat tulis, projector overhead, transparensi, bilik perancangan dan sebagainya.
      

13.3
PROSES DALAM URUSAN PENAMBAHBAIKAN KERJA

Pendekatan yang digunakan oleh Kumpulan Kawalan Mutu dalam meningkatkan kualiti kerja adalah mengikut langkah-langkah seperti yang ditunjukkan dalam rajah 13.2.

PERANCANGAN

         PELAKSANAAN

  

                 PENYEMAKAN

                                TINDAKAN

Rajah 13.2: Langkah-Langkah Penambahbaikan Kerja

13.3.1    Perancangan

Di peringkat perancangan, ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu dikehendaki mengenalpasti dan memilih projek atau masalah yang perlu diselesaikan. Bagi setiap projek atau masalah yang telah dikenalpasti, satu jadual pelaksanaan perlu disediakan untuk memastikan agar masalah tersebut dapat diselesaikan dalam tempoh masa yang ditetapkan. Pada peringkat ini TIGA perkara perlu dilaksanakan iaitu :-

1. Mengenalpasti Projek/masalah
   
2. Pemilihan Projek/masalah
   
3. Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek/masalah
   

13.3.2    Pelaksanaan

Aktiviti-aktiviti yang terlibat di peringkat pelaksanaan adalah:-

1. Penganalisisan masalah
   
2. Cadangan penyelesaian
   
3. Persembahan kepada pihak pengurusan
   
4. Pertimbangan dan keputusan oleh pihak pengurusan
   
5. Pelaksanaan projek oleh ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu
   

13.3.3    Penyemakan

Di peringkat penyemakan aktiviti yang terlibat adalah penilaian. Ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan-cadangan penyelesaian. Penilaian boleh dilakukan melalui pungutan data dan analisis data dalam tempoh tertentu. Setelah penilaian dibuat, ahli-ahli kumpulan kawalan mutu boleh memutuskan samada cadangan penyelesaian boleh terus dilaksanakan.

13.3.4    Tindakan

Hasil dari penilaian yang dijalankan, ahli-ahli kumpulan kawalan mutu dapat mengenalpasti penambahbaikan yang diperolehi daripada tindakan pembetulan. Sekiranya penambahbaikan diperolehi, ahli boleh menyeragamkan tindakan-tindakan tersebut dan menjadikannya sebagai prosidur atau operasi jabatan/organisasi. Satu taklimat mengenai prosidur baru harus diberi kepada anggota-anggota jabatan/organisasi.

13.4 TEKNIK-TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH

Pengumpulan data dan maklumat adalah merupakan langkah yang terpenting dalam proses menyelesaikan masalah. Tanpa data dan maklumat yang diperlukan, atau kekurangan data, keputusan atau penyelesaian masalah tidak dapat dibuat dengan berkesan. Data dan maklumat perlu dikumpulkan bagi tujuan berikut:-

1. Untuk memahami keadaan sebenar dan menyokong serta memperkukuhkan sesuatu pendapat
   
2. Untuk menentukan perhubungan di antara masalah dan sebab-sebabnya.
   

Data-data boleh dikumpulkan melalui lima cara iaitu :-

1. Temuduga/temubual
   
2. Soal selidik
   
3. Pemerhatian
   
4. Laporan-laporan
   
5. Aduan-aduan orang ramai.
   

Pelbagai teknik boleh digunakan dalam proses penyelesaian masalah. Dalam unit ini, kita akan membincangkan mengenai teknik Analisis Sebab dan Akibat
(cause and effect analysis) sahaja.

13.4.1 Analisis Sebab dan Akibat

Teknik analisis sebab dan akibat juga dikenali sebagai Analisis Tulang Ikan. Teknik ini digunakan untuk mengenalpasti sebab-sebab yang menjadi punca masalah melalui percambahan fikiran. Analisi ini merupakan satu kaedah yang mudah untuk meringkas, mengatur dan menerangkan dalam bentuk gambarajah semua sebab-sebab kepada sesuatu masalah yang telah dikenalpasti. Terdapat LIMA langkah dalam membina rajah sebab dan akibat iaitu :-

1. Mengenalpasti masalah
   
2. Penentuan sebab-sebab utama
   
3. Penentuan sebab-sebab kecil
   
4. Mengenalpasti sebab-sebab sebenar
   
5. Menyusun sebab-sebab kecil.
   

13.4.1.1    Langkah 1: Mengenalpasti masalah

Mengenalpasti masalah dan menyatakannya secara tepat. Sebagai contoh, masalah yang dikenalpasti ialah “Laporan Kajian Tidak dapat Dicetak Dalam Waktu Yang ditetapkan. Rajah Sebab dan Akibat boleh dimulakan dengan membuat anak panah kasar dari sebelah kiri ke Kanan menuju ke arah masalah yang telah dikenalpasti seperti Rajah 13.3

Rajah 13.3 : Mengenalpasti Masalah

13.4.1.2    Langkah 2: Penentuan Sebab-Sebab Utama

Sesuatu masalah timbul dari beberapa sebab yang boleh dibahagikan mengikut sumber-sumber pengeluaran iaitu tenaga kerja, mesin, peralatan, kaedah dan seumpamanya seperti yang digambarkan dalam rajah 13.4.

Rajah 13.4 : Penentuan Sebab-Sebab Utama

13.4.1.3    Langkah 3 : Penentuan Sebab-Sebab Kecil

Melalui proses percambahan fikiran sebab-sebab kecil sesuatu masalah itu timbul dikenalpasti dan dimasukkan di bawah sebab-sebab utama yang sesuai. Ini dapat ditunjukkan oleh rajah 13.5.

Rajah 13.5 : Penentuan Sebab-Sebab Kecil

Sebab kecil kepada sebab utama “manusia” ialah sikap dan terlalu banyak cuti kecemasan adalah sebab yang paling kecil. Ini adalah kerana sikap yang negatif menyebabkan pegawai mengambil terlalu banyak cuti kecemasan. Setelah sebab-sebab kecil dan sebab-sebab yang lebih kecil dikenalpasti, rajah sebab dan akibat akan kelihatan seperti rajah 13.6 :-

  

Rajah 13.6 : Rajah Lengkap Penentuan Sebab-Sebab Kecil

    

13.4.1.4    Langkah 4: Mengenal pasti sebab-sebab sebenar

  

Langkah ini boleh dilakukan dengan dua cara iaitu dengan menggunakan data atau dengan membenarkan tiap-tiap ahli dalam kumpulan mengundi tiap-tiap sebab yang dianggap penting. Sebab-sebab yang sebenar iaitu yang menerima undi yang terbanyak sekali dibulatkan. Diperingkat ini Rajah Sebab dan Akibat menjadi seperti rajah 13.7.

  

Rajah 13.7 : Pengenalpastian Sebab Sebenar

13.4.1.5    Langkah 5 : Menyusun Sebab-Sebab Kecil

  

Data tambahan mengenai tiap-tiap sebab kecil dan lebih kecil yang dibulatkan dikumpulkan untuk memilih satu atau sebab utama. Sebab-sebab ini disusun mengikut keutamaan melalui proses undian seperti rajah 13.8 berikut:-

Rajah 13.8 : Susunan Sebab-Sebab Kecil Mengikut Keutamaan

Dalam menyediakan Rajah sebab dan akibat, perkara berikut perlu dipertimbangkan :-

1. Teknik ini tidak sesuai digunakan jika masalah tersebut senang diselesaikan ataupun jika sebab penyelesaiannya nyata.

1. Semasa proses percambahan fikiran dijalankan mengenai sebab-sebab mengapa sesuatu masalah itu timbul, tumpuan harus diberikan kepada sebab-sebab sahaja dan bukan kepada penyelesaiannya.
2. Gunakan teknik-teknik menyoal apabila ahli-ahli kumpulan menghadapi masalah dalam menyempurnakan rajah dengan menggunakan perkataan seperti “apakah”, “mengapa”, “dimana”, “bila”, “siapa” dan “bagaimana”.

1. Gunakan Rajah Sebab dan akibat yang berasingan bagi tiap-tiap masalah.

13.8 Berikan 4 langkah penambahbaikan kerja dalam meningkatkan kualiti kerja.

1. ___________________________
   
2. ___________________________
   
3. ___________________________
   
4. ___________________________
   

13.9 Nyatakan Teknik Penyelesaian Masalah yang telah dipelajari.

13.10    Nyatakan 5 langkah dalam membina Rajah Sebab dan Akibat.

13.8 Empat langkah penambahbaikan :-

1. Perancangan
   
2. Pelaksanaan
   
3. Penyemakan
   
4. Tindakan
   

13.9 Teknik Analisis Sebab dan Akibat

13.10 LIMA langkah dalam membina Rajah Sebab dan Akibat:-

1. Mengenalpasti masalah
   
2. Penentuan sebab-sebab utama
   
3. Penentuan sebab-sebab kecil
   
4. Mengenalpasti sebab-sebab sebenar
   
5. Menyusun sebab-sebab kecil
   

SOALAN 13 –1

Terangkan fungsi setiap unit dalam struktur Kumpulan Kawalan Mutu yang terdiri daripada :-

1. Jawatankuasa Pemandu Kumpulan Kawalan Mutu.
   
2. Fasilitator
   
3. Ketua Kumpulan
   
4. Ahli-ahli kumpulan
   

SOALAN 13 – 2

Terangkan proses urusan penambahbaikan kerja dalam meningkatkan kualiti kerja.


SOALAN 13 – 3

Jelaskan langkah-langkah dalam membina Rajah Sebab dan Akibat bagi satu masalah yang dihadapi dalam sesebuah organisasi atau syarikat. Anda boleh membuat andaian sendiri mengenai masalah tersebut.