BAB 8 PENYEDIAAN PROGRAM AUDIT, KERTAS KERJA AUDIT DAN FAIL AUDIT

BAB 8 PENYEDIAAN PROGRAM AUDIT, KERTAS KERJA AUDIT DAN FAIL AUDIT

 

PROGRAM AUDIT

Pengenalan

-          Program audit tidak mungkin dapat disediakan untuk semua audit

-          Namun program yang dirancang dengan baik meliputi sejumlah besar perkara yang boleh digunakan dalam setiap audit dalam setiap hal

-          Juruaudit harus memberi pertimbangan terhadap sifat perniagaan semasa menyediakan program audit

Definisi

-          Satu garis panduan yang terperinci bagi kerja audit yang dilakukan oleh firma bagi tujuan pengauditan

-          Ia merupakan satu jadual tatacara audit yang perlu diikuti dalam melaksanakan kerja-kerja audit

-          Dia akan dimasukan dalam fail semasa dan boleh dirujuk oleh pembantu audit untuk melaksakan proses audit

-          Program audit disediakan diawal pemeriksaan audit dan juruaudit mesti mengikuti setiap langkah dalam program

-          Setelah menyelesaikan semua langkah yang telah ditetapkan, juruaudit mesti mendatangani program sebagai bukti bahawa langkah itu telah dipatuhi

-          Program audit berbeza untuk urusniaga dan jenis perniagaan

 

 

 

Jenis

i.              Program audit standard

-          Program khas yang disediakan khas untuk diikuti/dilaksanakan oleh firma yang berkaitan (semua jenis industry. Cth, program audit untuk aset tetap)

ii.            Program audit umum

-          Program yang disediakan terhadap audit yang lebih khusus (Cth, audit industry kereta, audit industry bank)

Objektif

1.    Sebagai bukti bahawa perancangan audit telah dilaksanakan

2.    Sebagai panduan kepada pembantu audit yang kurang berpengalaman

3.    Sebagai kawalan kerja-kerja audit (setakat mana kerja audit telah selesai)

4.    Sebagai pengawalan masa terhadap perlaksanaan audit (setiap langkah telah ditetapkan masa perlaksanaan)

5.    Sebagai bukti bahawa kerja-kerja audit telah dilaksanakan kerana setiap langkah yang telag selesai perlu ditandatangani oleh juruaudit

Kandungan

1.    Pernyataan tentang prosedur perakaunan secara terperinci

2.    Senarai kelemahan kawalan dalaman yang berkaitan

3.    Program untuk pemeriksaan prosedur perakauanan seperti yang dinyatakan

4.    Program untuk penentusahan butiran kunci kira-kira

5.    Program untuk menganalisa penyata kewangan

6.    Program sebagai memeriksa rekod yang ada kaitan tetapi tidak merupakan sebahagian daripada system perakaunan secara langsung(cth; alat tulis)

 

 

 

 

Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian

1.    Sebelum memulakan sebarang bahagian audit,juruaudit mesti meneliti terlebih dahulu prosedur kawalan dalaman – sebarang perubahan kawalan dalaman yang berlaku sejak  ujian audit yang lalu perlu dipertimbangkan kesannya

2.    Keperluan untuk melaporkan secara bertulis kepada pelanggan dengan segera tentang kelemahan – kelemahan kawalan dalaman yang ditemui (melalui surat pengurusan)

3.    Keperluan untuk mengubah program audit bagi menghadapi keadaan tertentu sebaik sahaja keadaan tersebut timbul

4.    Keperluan untuk merekod ujian audit yang terperinci dalam dilaksanakan dengan serta merta ke dalam kertas kerja bersama-sama dengan butir-butir sebarang kesilapan,pengabaian atau pemesongan daripada kawalan dalaman atau prosedur perakauan yang telah ditentukan

Kebaikan

1. Dapat memastikan semua kerja yang paling penting dilaksanakan dan meminimumkan kemungkinan meninggalkan prosedur yang sepatutnya dilaksanakan
2. Rakan kongsi audit boleh mengetahui kedudukan audit yang sebenar pada bila-bila masa sahaja
3. Merupakan rancangan tindakan yang ringkas dan membahagikan tugas kepada berbagai-bagai peringkat staf
4. Tanggungjawab dinyatakan dengan jelas kerana setiap pembantu audit perlu menurunkan tandatangan ringkas pada program bagi bahagian kerja yang tekah dilaksanakannya
5. Menjadi bukti yang bernilai bagi tindakan undang-undang terhadap juruaudit
6. Membantu mengurangkan kekeliruan sekiranya berlaku pertukaran pembantu audit

Kelemahan

1. Tidak dapat membezakan bila sepatutnya menggunakan prosedur yang terperinci dan sebaliknya
2. Pembantu audit cenderung untuk menganggap kerja rutin sebagai kerja maksimum yang perlu dibuat
3. Tidak menggalakkan penggunaan kretiviti profesioanal juruaudit
4. Pengauditan menjadi terlalu streteotaip - sukar diganti dengan satu bentuk sistem lain walau sebesar mana pun saiz perniagaan
5. Peluang menipu oleh syarikat pelanggan kerana prosedur audit yang lazim telah diketahui oleh kakitangan syarikat

 

Kertas kerja

Pengenalan

-          Prinsip dokumentasi merupakan prinsip asas pengauditan diaman menurut prinsip ini, segala perkara penting yang diperlukan sebagai bukti audit perlu didokumenkan

-          Ia bertujuan untuk membuktikan bahawa audit dilaksanakan mengikut piawai pengauditan diterima umum

Definisi

-          Rekod-rekod yang dikumpulkan oleh juruadit untuk mendokumenkan semua kerja audit dengan memperincikan ujian-ujian yang dijalankan semasa proses audit, masa audit dijalankan, nama juruaudit yang menjalankan kerja, penemuan yang diperolehi dan kesimpulan tentang hasil ujian audit

-          Kertas kerja mesti disediakan dengan sempurna dan sistematik – menjadi bukti bahawa sesuatu audit telah dijalankan secara professional dan mengikut piawai audit yang telah diluluskan

Kegunaan

1. Membantu perancangan dan perlaksanaan audit

-          Ia dapat menyelaras dan menyusun kerja audit di semua fasa

-          Semua fakta audit yang ditemui di rekod untuk memudahkan penyelarasan apabila terdapat penemuan baru

-          Ia dapat membantu audit bagi cawangan  

2. Membantu penyeliaan dan penyemakkan semula kerja audit

-          Rakan kongsi audit dapat menentukan samada;

i.              Kerja audit dilaksanakan mengikut piawai firma audit dan piawai professional

ii.            Kerja audit yang dilaksanakan dan hasil kerja yang diperoleh di dokumen kan secukupnya

iii.           Perkara-perkara penting tentang audit telah diberi perhatian

iv.           Objektif tatacara audit dapat dicapai dan kesimpulan yang dibuat adalah selaras dengan hasil kerja yang dilaksanakan – bagi menyokong pendapat juruaudit

3. Memberi bukti perlaksanaan kerja audit sebagai sokongan kepada pendapat juruaudit

-          Membantu juruaudit untuk kendalikan pemeriksaan

-          Beri bukti sebagai sokongan kepada pendapat juruaudit

4. Bahan untuk menilai kakitangan juruaudit
5. Sebagai asas unntuk perancangan audit masa hadapan

 

Sistem Mengindeks

-          Merupakan satu cara meletakkan tanda rujukan pada kertas kerja termasuk setia angka dalam imbangan duga

-          Bertujuan untuk memudahkan penggunaan fail kertas dan mencari lokasi jadual atau kertas kerja sokongan dalam fail

-          Biasanya firma audit mempunyai system mengindeks yang seragam

 

 

Tanda Audit

-          Juruaudit akan menggunakan berbagai-bagai symbol di dalam kertas kerja untuk menerangkan tentang kerja audit yang telah dilaksanakan

-          Setiap firma mempunyai tanda symbol yang berlainan antara satu sama lain

-          Apabila memberikan tanda pada rekod perakaunan yang diperiksa, juruaudit menggunakan warna dakwat yang berlainan daripada warna yang digunakan oleh pelanggan

-          Ini dapat membezakan hasil kerja pelanggan dengan hasil kerja juruaudit

 

 

 

 

 

Bentuk dan Kandungan Kertas Kerja

-          Kertas kerja audit adalah satu dokumen audit yang amat penting, jadi ia perlu disediakan dengan cara yang tersusun dan lengkap

-          Penyediaan kertas kerja yang baik dapat menjadi ukuran bahawa pengumpulan bukti audit yang adalah mencukupi

-          Keseluruhan kandungan kertas kerja mestilah dapat menggambarkan kajian dan penilaian terhadap system kawalan dalaman dan system perakaunan

-          Biasanya, semua firma audit menyediakan satu kertas kerja yang standard yang diikuti oleh semua kakitangan

-          Kertas kerja yang baik harus terdiri daripada perkara-perkara berikut :

i.              Perancangan juruaudit

ii.            Bentuk audit

iii.           Masa liputan kerja

iv.           Liputan tatacara

-          Factor-faktor yang mempengaruhi bentuk dan kandungan kertas kerja :

i.              Bentuk ikatan janji antara juruaudit dan pelanggan

ii.            Bentuk laporan juruaudit yang perlu disediakan daripada ikatan janji tersebut

iii.           Bentuk kecanggihan perniagaan pelanggan

iv.           Bentuk dan keadaan rekod-rekod pelanggan serta darjah kesandaran terhadap system kawalan dalaman

v.            Keperluan untuk pengawasan dan penyemakan semula kerja yang dilaksanakan oleh pembantu audit

 

Maklumat yang perlu ada dalam kertas kerja

1. Struktur organisasi dan struktur perundangan entity
2. Petikan dan salinan dokumen penting
3. Bukti proses perancangan audit dan program audit
4. Rekod tentang kajian dan penilaian system kawalan dalaman dan system perakaunan
5. Analisis tentang urusniaga dan baki akaun
6. Analisis tentang nisbah dan arah aliran yang berkaitan dengan maklumat kewangan pelanggan
7. Rekod tentang bentuk, masa, liputan tatacara audit
8. Bukti bahawa kerja yang dilaksanakan oleh pembantu audit diawasi dan disemak semula
9. Nama personal yang melaksanakan kerja dan tarikh kerja disiapkan
10. Salinan komunikasi antara juruaudit
11. Salinan surat atau nota tentang maklumat yang diperolehi dari pelanggan (hasil perbincangan)
12. Surat perakuan yang diterima oleh pelanggan atau pihak ketiga

-          Kebolehan juruaudit untuk mendokumentasikan kertas kerja merupakan satu pengikhtirafan kepada juruaudit yang berkebolehan

-          Kertas kerja tidak memerlukan maklumat yang sangat terperinci, cukup sekadar untuk membayang keseluruhan kerja audit

 

Hak kertas kerja

-          Kertas kerja adalah hak juruaudit

-          Juruaudit perlu menyimpan kertas kerja dalam satu tempoh yang munasabah untuk membayangkan keseluruhan kerja audit

Fail audit

-          Terdapat 2 jenis fail yang digunakan juruaudit iaitu fail kekal/tetap dan fail semasa

Fail tetap/ kekal

-          Merupakan fail asal yang dibuka oleh juruaudit apabila mereka mula-mula dilantik oleh pelanggan

-          Tujuanya adalah untuk menyimpan semua maklumat asas yang penting mengenai pelanggan

-          Isi kandungan fail akan sentiasa dikemaskini dengan dokumen-dokumen yang penting dari masa ke semasa selagi pelanggan masih bersama firma audit

-          Antara dokumen yang difailkan di dalam fail kekal/tetap;

i.              Sejarah penubuhan syarikat dan jenis perniagaan pelanggan

ii.            Alamat pejabat yang didaftarkan, pejabat, kilang, syarikat induk, anak syarikat/ syarikat bersekutu

iii.           Carta organisasi, senarai lembaga pengarah, aliran dan bidang kuasa

iv.           Salinan perjanjian-perjanjian penting, surat persetujuan

v.            Maklumat terperinci tentang system perakuanan syarikat, pegawai yang berkuasa dan contoh tandatangan mereka

vi.           Modal, rizab, liability, dan asset syarikat secara terperinci

vii.          Perlindungan insurans, peguam, perkhidmatan bank

Fail semasa

-          Mengandungi maklumat-maklumat dan dokumen-dokumen yang telah dikumpulkan oleh juruaudit ketika menjalankan tugas mereka pada setiap tahun semasa

-          Isi kandungan fail adalah lebih terperinci kerana mengandungi segala bukti-bukti audit semasa yang akan digunakan bagi menyokong pendapat audit

-          Antara dokumen-dokumen yang difailkan di dalam fail semasa;

i.              Salinan minit mesyuarat Lembaga Pengarah yang berkaitan dengan perakauanan syarikat/ polisi pengurusan

ii.            Program audit tentang prosedur yang perlu dijalankan

iii.           Kertas kerja tentang pengesahan butiran dalam penyata kewangan

iv.           Penemuan-penemuan audit seperti kelemahakelemahan dan cadangan pembaikannya

v.            Indeks bagi kertas kerja

vi.           Jadual statistic tentang nisbah-nisbah yang dianalisa

vii.          Salinan imbangan duga dan catatan jurnal

viii.        Soalan-soalan kepada pengurusan

ix.           Salinan surat pengesahan daripada pelanggan tentang butir-butir dalam kunci kira-kira

x.            Surat-surat peguam, pekeliling penghutang/pemiutang untuk mengesahkan baki