BAB 5 KAWALAN DALAMAN DAN KEGUNAANYA DALAM SISTEM PERAKUANAN

BAB 5 KAWALAN DALAMAN DAN KEGUNAANYA DALAM SISTEM PERAKUANAN

 

Pengenalan

-          Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk mengekalkan satu system perakaunan yang mencukupi yang menghubungkan pelbagai kawalan dalaman yang sesuai dengan saiz dan bentuk perniagaan

-          Juruaudit memerlukan kepastian bahawa system perakaunan adalah mencukupi dan semua maklumat perakaunan yang sepatutnya direkod telahpun direkodkan

-          Apabila juruaudit membuat keputusan untuk bersandar kepada satu kawalan dalaman, maka tatacara penyokongan yang biasanya dilaksanakan dapat dikurangkan dari segi bentuk dan pemasaan

 

System Perakaunan Dan Kawalan Dalaman

System perakaunan

-          Ditakrifkan sebagai satu siri tugas di dalam entity di mana urusniaga-urusniaga perniagaan diproses sebagai satu cara menyelenggara rekod-rekod kewangan

-          System ini perlu mengenali, mengira, mengklasifikasi, mengepos, meringkas dan melapor transaksi

 

 

 

 

 

 

System kawalan dalaman

-          Merupakan keseluruhan perancangan organisasi

-          Ia termasuk kaedah dan tatacara yang digunakan oleh pihak pengurusan sesebuah entity dalam membantu pihak pengurusan:

i.              Mencapai objektif yang menyakinkan dan praktikal

ii.            Mengikut perlakuan perniagaan yang teratur dan efisien

iii.           Menjaga keselamatan asset

iv.           Mencegah dan mengesan fraud dan kesalahan

v.            Menjamin ketepatan rekod perakaunan

vi.           Menyediakan maklumat kewangan yang dipercayai

-          System kawalan dalaman adalah berkaitan langsung dengan system perakaunan

-          System perakaunan yang dilengkapi dengan kawalan dalaman yang efektif dapat memberikan kepastian sewajarnya kepada pihak pengurusan bahawa asset adalah dijaga daripada penggunaan yang tidak sah

 

 

Pengaruh Keatas Persekitaran Kawalan Dalaman

 

1.    Struktur organisasi

 

Struktur organisasi sesebuah entity merupakan satu rangka yang menunjukkan arah perwakilan kuasa, skop tanggungjawab serta kawalan keatas aktiviti dalam entity. Sesuatu struktur organisasi perlu direka bentuk dengan sebaiknya agar dapat mengelakkan seseorang individu mengatasi system kawalan dalaman yang ada. Ia sepatutnya mewujudkan pengasingan tugas seperti capaian keatas asset, individu yang memberi kelulusan dan individu yang menjaga asset.

 

 

2.    Penyeliaan Pengurusan

 

Pihak pengurusan mestilah mengkaji semula kecukupan system kawalan dalaman dari masa ke semasa. Ia bertujuan untuk memastikan bahawa kawalan-kawalan tersebut beroperasi dengan berkesan. Sekiranya sesebuah entity mempunyai jabatan audit dalaman, pihak pengurusan boleh menyerahkan fungsi penyeliaan kepada mereka. Jabatan audit dalaman adalah merupakan satu bahagian kawalan dalaman yang berasingan didalam sesebuah organisasi. Jabatan ini diberi tugas untuk menentukan samada kawalan-kawalan dalaman yang lain telah direka bentuk dengan baik dan beroperasi dengan teratur dan berkesan

 

3.    Personel

 

Personel harus dipilih dengan berhati-hati berdasarkan kepada kelayakan, latihan yang telah diperolehi dan sifat-sifat seseorang seperti jujur, rajin dan bersemangat

 

 

Objektif Kawalan Dalaman

 

1.    Memastikan bahawa semua urusniaga dilaksanakan selaras dengan tatacara pengesahan dan kelulusan seperti yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan

 

2.    Memastikan bahawa semua urusniaga direkodkan dengan segera pada amaun yang betul, ke dalam akaun-akaun yang sepatutnya dan di dalam jangkamasa urusniaga tersebut berlaku. Ini bertujuan untuk memastikan agar maklumat kewangan dapat disediakan selaras dengan prinsip perakauan yang diterima umum dan menjaga akaun liability ke atas asset-aset

 

 

3.    Memastikan penggunaan asset-aset dibenarkan hanya jika mendapat pengesahan dan kelulusan pihak pengursuan

 

4.    Memastikan bahawa asset-aset entity wujud sebagai mana yang tercatat di dalam rekod-rekod. Sekiranya terdapat perbezaan antara rekod dengan aset  yang tersimpan, tindakan yang sewajarnya harus diambil untuk melaraskan perbezaan tersebut

 

 

5.    Beberapa tatacara khusus berhubung dengan kawalan dalaman telah disususn untuk mencapai objektif-objektif. Ini termasuk:

i.              Memeriksa ketepatan pengiraan didalam rekod-rekod

ii.            Membuat penyelarasan akauan kawalan dan imbangan duga

iii.           Mengawal dan memberi kelulusan keatas dokumen

iv.           Membuat perbandingan dengan maklumat-maklumat dari sumber luar

v.            Membandingkan hasil tunai dan sekuriti-sekuriti

vi.           Menghadkan penggunaan aset-aset secara fizikal

vii.          Membandingkan hasil sebenar dengan belanjawan

 

 

Jenis Kawalan Dalaman

 

Kawalan Pentadbiran

-          Terdiri daripada susunan organisasi serta semua kaedah dan tatacara yang disediakan untuk mencapai kecekapan organisasi

-          Sekatan dalaman (pengesahan rekod-rekod urusniaga)

-          Terdapat susunan organisasi yang menentukan dengan jelasnya hubungan pihak yang berkuasa dengan tanggungjawab

-          Tugas semua kakitangan hendaklah diterangkan secara bertulis dan had wibawa mereka hendaklah diterangkan dengan jelas

-          Organisasi mengambil kakitangan yang kebolehanya sejajar dengan tanggungjawab masing-masing

-          Organisasi perlu mengadakan program latihan kakitangan yang teratur

-          Setiap kerja hendaklah diawasi atau dikawal dengan bersistem

-          Seseorang kakitangan yang tertentu tidak seharusnya dibiarkan menjalankan sesuatu tugas yang sama dalam satu jangka masa yang terlalu lama (penggiliran)

 

 

Kawalan Perakaunan

 

-          Satu siri tugas didalam sesebuah entity dimana urusniaga perniagaan diproses sebagai satu cara menyelenggara rekod-rekod kewangan

-          Terdiri daripada  tiga susunan kawalan :

 

i.              Sekatan Dalam

-          bertujuan untuk mengelakkan penipuan atau kesilapan atau untuk mendedahkannya dengan secepat mungkin

 

ii.            Audit dalam

-          Tugas dan tanggungjawab juruaudit dalam ( mengkaji dan menilai system kawalan dalam)

-          Juruaudit dalam akan melapor terus kepada pihak pengurusan

 

iii.           Kawalan Perakaunan Yang lain

-          Rekod perakaunan perlu sentiasa dikemas kini

-          Penyediaan laporan kewangan untuk pihak pengurusan dibuat pada masa-masa yang ditentukan

 

rumusan  

 

Kepentingan kawalan dalaman

 

1.    Kepada pihak pengurusan

 

-          Ada perjalanan yang terarah

-          Membantu dari segi penyeliaan operasi, pentadbiran dan kawalan kewangan

-          Syarikat dapat menjaga keselamatan asset

-          Memastikan syarikat mematuhi Akta Syarikat 1965

-          System kawalan dalaman memastikan bahawa polisi dipatuhi

-          Mengesan dan mengelakkan kesilapan

 

2.    Kepada pihak juruaudit luar

 

-          System kawalan dalaman yang baik dapat mendedahkan kesilapan dan penipuan dengan sendiri

-          System kawalan dalaman mengukur takat kesandaran bagi menentukan skop kerja

-          Penyediaan tugas-tugas (tidak perlu melihat kesemua atau keseluruhan)

 

 

Batasan-batasan system kawalan dalaman

 

1.    Kos

2.    Jenis-jenis urusniaga yang dapat dijangkakan dan bukan atas urusniaga yang diluar jangkaan kemungkinan berlaku kesilapan

3.    Bermuafakatan diantara pihak-pihak tertentu dalam syarikat

4.    Kemungkinan penyalahgunaan kuasa

Kawalan  dalaman menjadi tidak lengkap disebabkan oleh perubahan keadaan dan tatcara tersebut kurang dipatuhi