Bab 10 : Mesyuarat
10.0 Jenis-jenis mesyuarat
Terdapat 3 jenis mesyuarat iaitu : -
Ø Mesyuarat
berkanun (statutory meeting)
Ø Mesyuarat
agung tahunan (annual general meeting)
Ø Mesyuarat
agung luar biasa ( extraordinary general meeting)
Mesyurat
berkanun
Hanya syarikat awam iaitu syarikat berhad dan mempunyai
modal syer hendaklah mengadakan mesyuarat jenis ini. Mesyuarat ini hendaklah diadakan
hanya sekali, iaitu pada permulaan hayat sesebuah syarikat itu. Ini
diperuntukan di dalam Sek 142 (1) Akta Syarikat
- Bilakah sesebuah syarikat itu boleh memanggil mesyuarat ini?
Syarikar boleh memanggil mesyuarat ini di dalam satu tempoh
yang tidak kurang daripada satu bulan tetapi tidak melebihi tiga bulan selepas
tarikh di mana syarikat berhak memulakan perniagaannya.
- Siapakah pihak-pihak yang layak memanggil mesyuarat ini?
Pengarah2 syarikat adalah pihak yang bertanggungjawab untuk
memanggil mesyuarat. Kegagalan pengarah untuk memanggil mesyuarat ini adalah
merupakan satu kesalahan terhadap Akta dan boleh dikenakan penalty sebanyak RM
5000 (Sek 142 (2) Akta Syarikat)
- Syarat-syarat sebelum memanggil mesyuarat
Sekurang2nya tujuh hari sebelum syarikat memanggil mesyuarat
ini, pengarah mestilah menyerahkan laporan berkanun kepada tiap2 ahli dan juga
sesalinan kepada Pendaftar Syarikat. Laporan berkanun ini mestilah diperakui
oleh sekurang2nya dua orang pengarah
Laporan ini juga mestilah mengandungi perkara2 yang
diperuntukan di dalam Sek 142 (3) (a)-(c), misalnya jumlah bilangan syer yang
diperuntukan oleh syarikat atau jumlah wang tunai yang diterima oleh syarikat
berhubung dengan peruntukan syer tersebut. Selain daripada perkara2 yang
terkandung di dalam laporan berkanun ini, biasanya apa yang dibincangkan dalam
mesyuarat ini ialah berkenaan dengan penubuhan syarikat tersebut.
Mahkamah boleh mengeluarkan perintah menggulung syarikat
tersebut jika sekiranya syarikat gagal mengadakan mesyuarat berkanun /
menyerahkan laporan berkanun. Ini di peruntukan di dalam Sek 218 (1) (b) Akta
Syarikat 1965
Mesyuarat
agung tahunan
Mesyuarat ini mesti diadakan sekali setiap tahun dan tidak
melebihi 15bulan selepas mesyuarat agung yang terakhir diadakan. Walau
bagaimanapun, sesebuah syarikat itu tidak perlu mengadakan mesyuarat ini pada
tahun ia diperbadankan atau tahun yang berikutnya sekiranya syarikat telah mengadakan
mesyuarat agung tahunan pertamanya di dalam masa 18 bulan ia diperbadankan
Pihak yang bertanggungjawab memanggil mesyurat ini ialah
pengarah syarikat. Namun begitu, mahkamah boleh atas permohonan mana2 ahli
mengeluarkan perintah supaya mesyuarat agung tahunan di panggil. Ini dibenarkan
di bawah peruntukan Sek 143 (4) (b) Akta Syarikat 1965
Antara perkara2 yang mungkin dibincangkan di dalam mesyuarat
ini ialah berkenaan perlantikan juruaudit, di dalam kes syarikat awam tentang
perlantikan semula pengarah yang telah menjangkau usia 70tahun, persetujuan am
untuk pengisuan syer, persaraan dan perlantikan pengarah2, pengisytiharan
dividen dan akaun syarikat.
Jika keingkaran dilakukan dalam mengadakan mesyuarat agung
tahunan : -
a) Syarikat
dan tiap2 pegawai syarikat adalah melakukan kesalahan terhadap Akta ini.
Penalty : RM5000
b) Mahkamah
boleh di atas permintaan mana2 ahli memerintah syarikat agung dipanggil. (rujuk
Sek 143 (4) Akta Syarikat)
Mesyuarat
agung luar biasa
Apa2 mesyuarat agung yang selain daripada mesyuarat agung
tahunan ialah sebenarnya mesyuarat agung luar biasa - Jadual Ke-4 Susunan Daftar A
- Siapakah pihak-pihak yang layak memanggil mesyuarat ini?
- 2 atau lebih orang ahli yang memegang tidak kurang daripada 1/10 modal syer yang dikeluarkan
- Jika syarikat itu tidak mempunyai modal syer, maka tidak kurang daripada 5% daripada bilangan ahli2 syarikat – rujuk Sek 145 Akta Syarikat ; atau
- Pengarah juga boleh pada bila2 masa jika ia fikir patut memanggil mesyuarat agung luar biasa tetapi mestilah mengikut peruntukan artikel
Mesyuarat agung luar biasa juga boleh diadakan atas tuntutan
ahli2. ahli2 memberi notis bertulis kepada pengarah mengkehendaki mesyuarat
dipanggil. Cara ini adalah lebih digemari oleh ahli2.
Ini boleh dilakukan atas tuntutan ahli2 yang memegang tidak
kurang daripada 1/10 modal berbayar yang membawa hak mengundi di dalam
mesyuarat pada tarikh tersebut atau jika syarikat tidak ada modal syer, dan
ahli2 yang mewakili tidak kurang daripada 1/10 jumlah hak2 mengundi semua ahli2
yang mempunyai hak untuk mengundi di dalam mesyuarat agung pada tarikh itu.
Dalam keadaan ini, pengarah2 syarikat mestilah memanggil mesyuarat agung luar
biasa diadakan secepat mungkin tetapi di dalam mana2 hal tidak lewat dari 2
bulan selepas syarikat menerima tuntutan daripada ahli2 – Sek 144 (1) Akta
Syarikat 1965
Jika pengarah2 telah mengadakan mesyuarat dalam masa 21 hari
selepas tarikh tuntutan, maka ahli2 yang menuntut boleh dengan sendirinya
mengadakan mesyuarat berkenaan, tetapi mesyuarat berkenaan hendaklah di adakan
dalam masa 3bulan dari tarikh tuntutan itu -
Sek 144 (3) Akta Syarikat
Mahkamah juga mempunyai kuasa untuk mengeluarkan perintah
memanggil mesyuarat jika ada alasan2 yang menunjukkan adalah tidak pratikal
untuk memanggil mesyuarat mengikut peruntukan artikel atau Akta Syarikat. Dalam
keadaan ini samada dengan usaha sendiri / atas permohonan mana2 ahli yang
berhak mengundi / wakil dari mana2 ahli tersebut memohon mahkamah mengeluarkan
perintah memanggil mesyuarat – Sek 150 Akta Syarikat 1965
Perkataan “tidak pratikal” merujuk kepada keadaan2 berikut
spertimana telah dihuraikan di dalam kes Re
Noel Tedman Holding Pty Ltd dan kes Re
EI Sombrero. Di dalam kes kedua, pemegang2 syer syarikat telah dibahagikan
sperti berikut : pemohon di dalam kes ini memegang 900 syer manakala 2 org
pertentang dalam kes ini memegang 50 syer tiap seorang. Kedua2 penentang ini
juga adalah merupakan pengarah2 di dalam syarikat ini. Artikel persatuan ada memperuntukan
bahawa korum mesyuarat mestilah sekurang2nya 2 orang. Pemohon telah 2 kali
meminta diadakan mesyuarat tetapi pengarah2 syarikat telah dengan sengaja tidak
menghadiri mesyuarat tersebut ( ini memberi kesan korum mesyuarat tidak cukup).
Pemohon telah membuat permohonan kepada mahkamah supaya mengeluarkan perintah
yang membenarkan mesyuarat diadakan dengan seorang ahli saja. Permohonan ini
telah diperkenankan oleh mahkamah.
v Mesyuarat
khas
Bagi syarikat awam yang dihadkan oleh syer, modal syer akan
dibahagikan kepada kelas2 syer yang berlainan seperti syer biasa dan syer
terutama. Pemegang syer utama akan memperolehi hak utama mengenai dividen, atau
pemulangan modal jika berlaku pembubaran (rujuk Jadual Ke-4 Susunan Daftar A).
Mesyuarat kelas diadakan apabila ada perubahan atau pindaan pada hak2 kelas
ini.
10.1 Notis mesyuarat
Sek 148 (1) Akta Syarikat, setiap ahli berhak menghadiri,
bersuara dan mengundi di dalam mana2 resolusi mesyuarat
Walau bagaimanapun, sebelum mesyuarat dipanggil notis hendaklah
diberi kepada setiap ahli. Notis ini hendaklah diberi sekurang2nya 14 hari
sebelum diadakan mesyuarat – Sek 145 (2) Akta Syarikat. Tetapi artikel
persatuan boleh memperuntukan tempoh yang lebih lama dari sek ini
Jika mesyuarat dipanggil untuk meluluskan resolusi khas,
maka notis hendaklah diberi sekurang2nya 21 hari sebelum mesyuarat diadakan –
Sek 152 (!) Akta Syarikat
Bagi mesyuarat agung, mesyuarat jenis ini boleh dipanggil
dengan notis yang lebih singkat jika terdapat persetujuan semua ahli yang
berhak untuk hadir dari mengundi dalam mesyuarat – Sek 145 (3) (a) Akta
Syarikat
Bagi mesyuarat2 lain, mesyuarat boleh dipanggil dengan notis
yang lebih singkat jika terdapat persetujuan majority yang memegang tidak
kurang daripada 95% nilai nominal syer. Tetapi jika syarikat tidak mempunyai
modal syer, jika terdapat persetujuan tidak kurang dari 95% jumlah ahli yang
berhak mengundi di mesyuarat tersebut – Sek
145 (3) (a) dan (b) Akta Syarikat. Notis Khas Untuk Sesuatu Resolusi
Jika mana2 ahli berhajat untuk mengemukan suatu resolusi
dalam mesyuarat, maka ia diwajibkan memberi notis khas mengenai resolusi
tersebut kepada syarikat, misalnya, Sek 128 Akta Syarikat, resolusi untuk
menyingkir seorang pengarah atau melantik beberapa orang pengarah menggantikan
pengarah yang disingkir melalui resolusi biasa, atau Sek 172 (4) Akta Syarikat
resolusi untuk menyingkir juruaudit syarikat. Dalam keadaan ini notis khas
untuk resolusi ini hendaklah diberi pada syarikat. Peruntukan mengenai notis
khas ini terdapat di bawah Sek 153 Akta Syarikat. Notis khas hendaklah diberi
tidak kurang daripada 28 hari sebelum mesyuarat diadakan
- kesan jika notis tidak diberi
Mengikut Common Law, jika ahli tidak diberi notis berkenaan
mesyuarat, mesyuarat tersebut adalah prima facie tidak sah. Walau bagaimanapun
Sek 355 Akta Syarikat memperuntukkan jika notis mesyuarat tidak diberikan
kepada ahli, ianya tidak menjadikan mesyuarat tidak sah melainkan mahkamah
boleh mengisytiharkan perjalanan mesyuarat adalah tidak sah.
10.2 Korum
Biasanya artikel persatuan akan memperuntukan korum bagi
sesebuah syarikat tersebut. Jika artikel persatuan menyepi mengenai hal ini,
Sek 147 (1) (a) Akta Syarikat memperuntukan 2 org ahli syarikat boleh mmebentuk
korum di dalam mesyuarat. Korum ini hanya perlu hadir pada permulaan sesuatu
mesyuarat tersebut saja dan bukan sepanjang mesyuarat. Korum yang tidak cukup
tidak akan memberi kesan kepada mesyuarat (mesyuarat tetap sah)melainkan
mahkamah berpendapat perkara tersebut akan menyebabkan ketidakadilan berlaku.
Walau bagaimanapun, kaedah am memperuntukan bahawa di dalam
sesebuah mesyuarat mesti mempunyai sekurang2nya 2 orang ahli (kes rujukan : Re Salvage Engineers). Dan sekurang2nya
2 orang ahli ini mestilah hadir sepanjang mesyuarat tersebut walaupun korum mencukupi
pada permulaan mesyuarat – kes Re London
Flats Ltd
10.3 Pengerusi
Biasanya artikel persatuan akan memperuntukan perlantikan
seorang pengerusi untuk mengerusi sesebuah mesyuarat. Dan seorang pengerusi
tidak semestinya dipilih dari kalangan ahli.
Jika artikel persatuan menyepi mengenai perlantikan
pengerusi ini, maka nama2 ahli yang dipilih oleh ahli2 yang lain ini, yang
menghadiri mesyuarat itu bolehlah dilantik sebagai pengerusi – Sek 147 (1) (b)
Tugas pengerusi ialah memastikan mesyuarat berjalan dengn
lancar dan teratur. Akta Syarikat tidak memperuntukan bagaimana sesebuah
syarikat harus menjalankan mesyuaratnya, selagi pengerusi menjalankan tugasnya
secara bona fide, segala salah aturan dalam mesyuarat akan dianggap sebagai perkara
dalaman syarikat dan salah aturan itu boleh disahkan oleh ahli2 sendiri.
10.4 Minit mesyuarat
Setiap mesyuarat mestilah mempunyai minit mesyuarat sendiri
– Sek 156 (1) Akta Syarikat. Minit mesyuarat ini akan menjadi bukti prima facie
yang mesyuarat telah diadakan dan segala perkara yang dibincangkan dalam
mesyuarat adalah sah. Buku minit mesyuarat ini boleh diperiksa oleh mana2 ahli
tanpa dikenakan bayaran.