PENGURUSAN PROJEK

 

PENGURUSAN

PROJEK

	OBJEKTIF
Objektif Am :	Memahami keperluan pengurusan projek
Objektif : Khusus	Di akhir unit ini anda seharusnya dapat : Menerangkan elemen-elemen dalam pengurusan projek Menerangkan perancangan dan kitar kawalan dalam pengurusan projek

1. PENGENALAN   
   
    
   Unit ini akan membincangkan tentang pengurusan yang melibatkan aktiviti-aktiviti pembangunan dan inovasi dalam kerja operasi yang dikenali sebagai pengurusan projek.
   
    
   Apakah yang dimaksudkan dengan pengurusan projek?
   
    
   Pengurusan projek merupakan satu pengurusan yang melibatkan pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.
   
    
   Sebelum kita meneruskan pelajaran dalam unit ini, kita juga perlu tahu apakah yang dimaksudkan dengan projek?
   

   

    Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekali-sekala dalam tempoh masa yang tertentu. Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti projek pembinaan kemudahan, bangunan kilang, pusat membeli belah dan pemasangan sistem komputer.

 

 

 

9.1    ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN

   

    Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar sistem pengeluaran. Organisasi projek akan dibentuk untuk memudahkan proses perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna.

 

 

    Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama iaitu :-

 

• Perancangan
  
   
  • Penjadualan
    

 

• Pengawalan
  

 

 

Ketiga-tiga peringkat ini akan digunakan dalam teknik PERT, CPM dan carta Gantt. Teknik-teknik ini akan dijelas dengan lebih terperinci dalam tajuk yang seterusnya.

 

Dalam pengurusan projek , pasukan projek akan dibentuk yang mana ianya akan memainkan peranan penting untuk melaksanakan ketiga-tiga peringkat pengurusan projek yang telah dinyatakan di atas.

 

 

 

 

 

 

Organisasi projek akan menguruskan pengurusan projek melalui perancangan penjadualan dan pengawalan. Rajah 9.1 di bawah menunjukkan salah satu contoh struktur organisasi projek yang dibentuk dalam pengurusan sesuatu projek.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rajah 9.1 : Struktur Organisasi Projek

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Berikan maksud istilah-istilah berikut :
   
   1. Pengurusan projek
      
   2. Pasukan Projek
      
   3. Projek
      

 

1. Nyatakan tiga peringkat utama dalam pengurusan projek.
   

 

1. Mengapakah organisasi projek perlu dibentuk?
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1    a. Pengurusan projek merupakan
satu pengurusan yang melibatkan pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

 

b. Pasukan projek merupakan sekumpulan individu dari organisasi atau dari luar organisasi yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang berkaitan dengan sesuatu projek. Ahli-ahlinya terdiri daripada pengurus dan staf yang mahir dalam bidang tertentu seperti buruh dan jurutera yang diperlukan dalam projek pembinaan.

 

c. Projek ialah suatu aktiviti operasi yang wujud hanya sekali-sekala dalam tempoh masa yang tertentu. Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti projek pembinaan kemudahan, bangunan kilang, pusat membeli belah dan pemasangan sistem komputer.

 

1. i. Perancangan
   
   ii. Penjadualan
   
   iii. Pengawalan
   

 

9.3    untuk memudahkan proses perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna.

 

 

1. Perancangan
   
    
   Perancangan merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek yang utama yang merangkumi aktiviti menentukan objektif projek. Ianya bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan sesuatu projek.
   
    
   Kebiasaannya, perancangan projek akan disenaraikan dalam bentuk dokumen yang formal yang dikenali sebagai skop projek. Seterusnya, projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja (seperti yang ditunjukkan dalam rajah carta alir di bawah).
   
   
   
    
   
   
   
   
    
   
   
    
   
   
   
   
    
   
   
   
   
    
   
   
    
    

Rajah 9.2 : Carta Alir Struktur Pembahagian Kerja

 

 

 

   

Dengan itu sesuatu aktiviti dapat dijalankan dengan lebih lancar oleh setiap individu dengan adanya sumber tenaga buruh dan masa yang diperlukan oleh penyelia dan bahagian pengawalan pengurusan.

 

 

 

 

 

1. Penjadualan
   

 

Selepas proses perancangan, proses penjadualan diperlukan untuk menganggarkan jangkamasa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek. Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat.

 

Apakah yang akan berlaku sekiranya masa yang ditetapkan melebihi masa yang dihadkan?

 

Jika keadaan ini berlaku, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan samada dengan menambah sumber tenaga kerja atau dengan menggunakan cara lain yang boleh menyiapkan projek dengan cepat.

 

Selain dari menambah sumber tenaga kerja, salah satu cara yang boleh digunakan untuk menyiapkan projek dengan cepat ialah dengan kerja lebih masa (overtime). Dengan cara ini kos menyiapkan projek akan meningkat. Macamana kita mengatasi masalah peningkatan kos, akan dijelaskan pada unit yang seterusnya.

 

Mengapakah penjadualan projek perlu dibuat dalam melaksanakan sesuatu projek?

 

Penjadualan perlu dilakukan untuk :-

• Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti yang lain
  
• Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti. Hubungan ini akan ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan graf rangkaian.
  
  Contoh hubungan aktiviti melalui rangkaian ditunjukkan oleh rajah di bawah :-
  
  
  
  Mendirikan tiang Memaku dinding
  
   
   
  Rajah 9.3 : Hubungan aktiviti melalui rangkaian
  
   
• Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap aktiviti. Anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu dibuat untuk mengelak kerugian dari segi masa dan kos.
  
• Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah dengan lebih cekap.
  

 

Seterusnya, disini akan diterangkan mengenai Carta Gantt yang merupakan salah satu teknik penjadualan yang popular. Carta Gantt juga dikenali sebagai carta bar dimana setiap aktiviti projek akan ditunjukkan bersama tempoh masa perjalanannya.

 

Mengapakah kita menggunakan Carta Gantt dalam melaksanakan projek?

 

Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu pengurus mengenalpasti :-

1. semua aktiviti yang telah dirancang.
   
2. Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan
   
3. Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan
   
4. Jangkamasa keseluruhan projek dilaksanakan
   

 

Rajah 9.4 di bawah menunjukkan contoh Carta Gantt bagi satu projek pembinaan rumah.

 

Aktiviti
Merekabentuk rumah
Mendapatkan bekalan
Mencari pembekal
Membuat pesanan
Menerima bahan mentah
Membina rumah
Mengecat
Memasang permaidani
Siapkan kerja

    Rajah 9.4 : Contoh Carta Gantt   

 

1. Pengawalan
   
    
   Selepas peringkat perancangan dan penjadualan, aktiviti projek akan dijalankan. Dalam masa itu, pengurus projek akan tertumpu kepada peringkat pengawalan yang merangkumi pengawalan sumber, kos kualiti dan belanjawan.
   
    
   Apakah tujuan peringkat pengawalan ini ?
   
    
   Pengawalan bertujuan untuk :-
   

• Memastikan semua aktiviti dikenalpasti
  
• Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan
  
• Memastikan sumber –sumber yang diperlukan dikenalpasti
  
• Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan atau pembaharuan dalam projek.
  

 

 

        Perancangan         Penjadualan        Pengawalan

Bangunkan syarat sumber-sumber dalaman dan luaran yang diperlukan untuk aktiviti projek	Bangunkan petunjuk yang lebih jelas Untuk setiap sumber timing dan hubungan dengan sumber lain	Mengesan ketidakpatuhan dengan penjadualan, kos, piawaian kualiti dan belanjawan
Carta aliran tunai Carta Personel Requirement Pelan Subcontractor Work Pelan Material Delivery Penganggaran masa dan kos Belanjawan jabatan Carta Milestone CPM/PERT Rekabentuk	Carta Milestone : - Jabatan Subcontractors Material Deliveries Jadual Aliran Tunai CPM/PERT :- Tarikh permulaan dan persiapan aktiiti Update Activity slack	Laporan belanjawan jabatan Laporan kos aktiviti Laporan Quality Compliance Laporan time performance : Aktiviti delinquent Akiviti slack Bahagian kritikal Kesimplan projek

 

 

Sebelum projek dilaksanakan Pengubahsuaian jika perlu seiring dengan perjalanan projek

Sebaik sahaja projek akan bermula Berterusan sepanjang perjalanan projek

Semasa projek dilaksanakan

 

 

 

 

 

 

 

1. Mengapakah perlu ada perancangan dalam pengurusan projek?
   

 

1. Nyatakan teknik penjadualan yang biasa digunakan dalam pengurusan projek.
   

 

1. Nyatakan DUA sebab penjadualan perlu dilakukan dalam pengurusan projek.
   

 

1. Apakah tujuan peringkat pengawalan dalam pengurusan projek?
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Ianya bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan sesuatu projek.
   

 

1. Carta Gantt
   

 

1. Dua daripada yang dinyatakan di bawah.
   
   1. Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti lain.
      
   2. Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti.
      
   3. Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap aktiviti bagi mengelakkan kerugian dari segi kos dan masa.
      
   4. Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah dengan lebih cekap
      

 

1. Tujuan pengawalan :-
   
   1. memastikan semua aktiviti dikenalpasti
      
   2. memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan.
      
   3. Memastikan sumber-sumber yang diperlukan dikenalpasti.
      
   4. Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat perubahan atau pembaharuan dalam projek.
      

 

 

 

 

 

 

 

SOALAN 9-1

 

Berpandukan rajah yang sesuai, jelaskan tentang struktur organisasi dalam pengurusan projek pembinaan.

 

 

SOALAN 9 – 2

 

Anda seorang pengurus pengeluaran di sebuah syarikat pengeluaran kasut. Syarikat anda telah menerima tempahan sebanyak 10,000 pasang kasut untuk kakitangan TNB. Tempahan ini perlu disiapkan dan dihantar kepada stor TNB di Bangsar dalam tempoh 5 bulan. Selaku seorang pengurus pengeluaran anda dikehendaki menyediakan satu jadual yang berkaitan pengeluaran tersebut dan memaklumkan kepada pihak pelanggan anda bilakah penghantaran pertama dapat dibuat. (untuk tugasan ini anda boleh membuat lawatan ke syarikat yang berkaitan untuk mendapat maklumat).

 

 

 

 

 

 

 

SOALAN 9 – 3

 

Bincangkan, apakah tindakan yang perlu anda ambil sekiranya projek yang anda kendalikan tidak dapat disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan.