KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI

KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI

	OBJEKTIF
Objektif : Am	Memahami konsep asas pengurusan kualiti
Objektif : Khusus	Di akhir unit ini anda seharusnya dapat : Menerangkan pengurusan kualiti menyeluruh (TQM)

1. PENGENALAN  
   
   Apakah yang anda tahu atau faham mengenai pengurusan kualiti ?
   
   Jika kita lihat pada hari ini, banyak sudah syarikat-syarikat di sektor awam dan juga swasta mengamalkan konsep pengurusan kualiti. Kita semua selaku warga politeknik juga tidak terkecuali , telah mula mengamalkan konsep kualiti ini di dalam proses pengajaran dan pembelajaran.
   
   Untuk pengetahuan anda semua, konsep pengurusan kualiti telah diperkenalkan sejak lama dulu iaitu sekitar tahun 1920an. Ianya menjadi kaedah pengawalan kualiti di kilang-kilang di Amerika Syarikat dan mula mendapat sambutan di kalangan pengurus korporat di Jepun sekitar tahun 1950an ketika sektor industri sedang giat dijalankan.
   
   Konsep ini telah mula berkembang dengan pesat pada tahun 1980an dengan kesedaran di seluruh dunia tentang betapa pentingnya kualiti dalam kehidupan manusia. Jelas terbukti, konsep kualiti ini telah dapat membantu ke arah kecemerlangan prestasi organisasi melalui pengeluaran yang berkualiti dan peningkatan kecekapan operasi.
   
   Seterusnya , di dalam unit ini akan diterangkan dengan lebih jelas mengenai konsep TQM.
   

12.1 KONSEP PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH (TQM)

Apa itu TQM?

TQM merupakan singkatan dari perkataan ‘ Total Quality Management‘ atau Pengurusan Kualiti Menyeluruh. Ia merupakan proses pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan yang berjalan secara berterusan dan melibatkan semua aspek dalam organisasi. Kualiti menyeluruh ialah keadaan dimana ciri-ciri kualiti bukan hanya dipamerkan pada keluaran atau perkhidmatan tetapi juga pada seluruh operasi dan urusan organisasi.

Contohnya : Kecekapan pengurusan

    Sistem fail yang sistematik

    Sistem telefon yang cekap

    Persekitaran pejabat yang sempurna (kemas dan tersusun)

TQM bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh ke arah melahirkan budaya organisasi yang cemerlang. TQM dilihat sebagi satu proses transformasi budaya di mana ciri-ciri budaya yang sedia ada diubahsuai dan ditukar dengan ciri-ciri baru yang lebih baik. Ciri-ciri ini meliputi sikap dan nilai, sistem dan prosedur, amalan operasi, struktur organisasi dan sebagainya diubah kearah yang lebih baik yang boleh menyumbangkan kepada kecemerlangan organisasi.      

    TQM membawa organisasi mencapai kualiti menyeluruh dalam semua aspek operasinya yang meliputi semua operasi dan sebarang urusan yang dikendalikan oleh sesebuah organisasi. Kualiti dipamerkan melalui kecekapan pentadbiran, kebolehan kakitangan dan kelancaran sistem operasi dalam organisasi.

    Konsep kualiti menyeluruh ditunjukkan dengan lebih jelas melalui rajah 10.1 pada mukasurat berikut.

KUALITI MENYELURUH ialah

Keadaan dimana ciri-ciri kualiti

bukan sahaja dipamerkan pada :

ATAU

Perkhidmatan Keluaran

Tetapi juga pada seluruh

Operasi dan urusan

Sesebuah organisasi

Contohnya:

Kecekapan                         sistem fail

Pengurusan                     yang sistematik

        Sistem telefon                 pemandu yang

        yang cekap                 berdedikasi

Persekitaran pejabat

yang sempurna

Rajah 12.1 : Konsep Kualiti Menyeluruh

12.1 Apakah yang dimaksudkan dengan kualiti menyeluruh?

12.2 Mengapakah pengurusan kualiti menyeluruh dilaksanakan oleh kebanyakan organisasi?

12.1 Kualiti menyeluruh ialah keadaan dimana ciri-ciri kualiti bukan sahaja dipamerkan pada keluaran atau perkhidmatan tetapi juga pada seluruh operasi dan urusan organisasi.

12.2 Pengurusan kualiti dilaksanakan
bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh ke arah melahirkan budaya organisasi yang cemerlang.

12.1.1
CIRI-CIRI PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH

    Pengurusan kualiti menyeluruh (TQM) mempunyai beberapa ciri penting yang boleh dikategorikan kepada 4 ciri utama iaitu :-

1. Matlamat TQM
   
2. Fokus TQM
   
3. Strategi TQM dalam meningkatkan kualiti
   
4. Pelaksana iaitu pihak yang bertanggungjawab melaksanakannya.
   

Rajah 12.2 menunjukkan proses-proses berkaitan ciri-ciri TQM.

Rajah 12.2 : Ciri-Ciri TQM

Apakah sebenarnya matlamat TQM?

TQM mempunyai matlamat untuk memberi kepuasan hati pelanggan dengan menghasilkan keluaran yang dapat memenuhi kehendak pelanggan dan memenuhi apa yang mereka harapkan. Setiap keluaran yang dihasilkan mestilah tidak mempunyai kecacatan atau kesilapan yang boleh menjejaskan kepuasan hati pelanggan.

Disamping memberi kepuasan hati pelanggan, TQM memberi fokus kepada pembangunan sistem dan proses kerja yang berkualiti. Ini adalah kerana hanya sistem dan proses yang berkualiti sahaja dapat menjamin penghasilan keluaran yang berkualiti. Maklumbalas dan pandangan dari pelanggan digunakan untuk tujuan merekabentuk sistem-sistem dan proses kerja yang akan dijalankan.

Dari segi strategi peningkatan kualiti, TQM menekankan proses penambahbaikan yang berterusan yang mengandungi tindakan strategik yang dirancang dengan teliti dan berorientasikan matlamat jangka panjang. Proses ini melibatkan seluruh organisasi. Proses penambahbaikan dijelaskan melalui Rajah 12.3.

Mengikut pendekatan TQM, setiap anggota di dalam organisasi sama-sama bertanggungjawab sepenuhnya menjayakan usaha peningkatan kualiti kerana penglibatan yang menyeluruh akan meninggalkan kesan yang bekekalan.

Rajah 12.3 : MODEL PENAMBAHBAIKAN KUALITI

YANG BERTERUSAN

12.3 Apakah EMPAT ciri utama dalam pengurusan kualiti menyeluruh?



12.4 Jelaskan matlamat TQM dalam memberi kepuasan kepada pelanggan.

12.5 Nyatakan peringkat-peringkat dalam proses penambahbaikan yang berterusan di bawah sistem TQM.

12.3 Empat ciri utama :-

1. Matlamat
   
2. Fokus
   
3. Strategi
   
4. Pelaksana
   

12.4 Ia dilakukan dengan cara menghasilkan keluaran yang dapat memenuhi kehendak pelanggan serta menepati apa yang mereka harapkan. Setiap keluaran yang dihasilkan dipastikan tidak mempunyai sebarang kecacatan yang boleh menjejas kepuasan hati pelanggan.

12.5 Peringkat-peringkat penambahbaikan :-

1. Menentukan matlamat penambahbaikan
   
2. menentukan kaedah pelaksanaannya
   
3. melatih kakitangan yang terlibat
   
4. melaksanakan penambahbaikan yang dirancang
   
5. menilai pencapaian yang diperolehi
   
6. menyeragamkan proses kerja
   
7. meneruskan tindakan pembetulan.
   

SOALAN 12 –1

Bincangkan faktor-faktor yang perlu diberi penekanan oleh pihak pengurusan bagi memastikan kejayaan pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM).



SOALAN 12 – 2

Jelaskan ciri-ciri penting dalam melaksanakan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM).


SOALAN 12 – 3

Selaku seorang pengurus di sebuah organisasi yang mengamalkan konsep pengurusan berkualiti, apakah tindakan yang anda perlu ambil sekiranya terdapat aduan ketidakpuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan.

Filed under: Uncategorized | Leave a Comment »

PENGURUSAN PROJEK

Posted on 11/04/2013 by onekills | Edit

PENGURUSAN PROJEK

	OBJEKTIF
Objektif : Am	Memahami keperluan pengurusan projek
Objektif : Khusus	Di akhir unit ini anda seharusnya dapat : Menerangkan perancangan dan kitar kawalan dalam pengurusan projek Menerangkan pembangunan pelan projek Menerangkan perlaksanaan pelan projek Menerangkan pemantauan kemajuan projek Menerangkan mengenai kawalan projek Menerangkan mengenai integrasi kos Menerangkan mengenai penjadualan maklumat dan nilai dapatan Membuat laporan dan taklimat

10.0 PENGENALAN  

Unit ini akan membincangkan secara lebih terperinci mengenai elemen-elemen pengurusan projek yang berikut :-

1. Perancangan dan kitar kawalan dalam pengurusan projek
   
2. Pembangunan pelan projek
   
3. Perlaksanaan pelan projek
   
4. Pemantauan kemajuan projek
   
5. Kawalan projek
   
6. Integrasi kos
   
7. Penjadualan maklumat dan nilai dapatan
   
8. Membuat laporan dan taklimat
   

10.1    PERANCANGAN DAN KITAR KAWALAN

    Tujuan perancangan projek adalah untuk menentukan kaedah yang akan digunakan untuk merancang sesuatu projek. Walau bagaimanapun, kejayaan sesuatu perancangan adalah bergantung kepada pengetahuan tentang prosedur yang sedia ada dan kebolehan untuk memilih kaedah yang paling menguntungkan. Untuk memastikan kejayaan sesuatu perancangan, ia bergantung kepada keputusan yang memerlukan pengumpulan sebanyak mungkin maklumat-maklumat tentang bahan, mesin, tenaga manusia, kewangan dan masa.

1. Bahan
   

        Di antara aspek-aspek yang perlu dititikberatkan ialah :

      

1. Kuantiti masa
   
2. Penghantaran bahan
   
3. Jenis bahan yang digunakan dan menempatkannya
   

1. Tenaga manusia ( pekerja )
   
   Dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu projek, memerlukan tenaga kerja yang mencukupi untuk menyiapkan sesuatu projek. Projek mungkin tidak akan dilaksanakan tanpa tenaga kerja.
   

1. Mesin
   
   Mesin atau alat jentera diperlukan dalam melaksanakan sesuatu projek. Ia diperolehi melalui pembelian peralatan atau penyewaan.
   
2. Kewangan
   

Kewangan adalah penting dan perlu diambil kira dalam melaksankan sesuatu projek. Biasanya syarikta yang mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh akan diberi mandat untuk menyiapkasan sesutu projek. Kewangan akan melibatkan kos di mana, menilai kos dari mula pembinaan hinggalah selesai seperti kos pembinaan, gaji pekerja, penyewaan mesin dan sebagainya.

1. Masa
   

Pemilik biasanya menginginkan tarikh permulaan , tarikh penyiapan dan tarikh penting yang lain yang terdapat di dalam dokumen tawaran. Had masa juga telah ditetapkan untuk menyiapkan sesuatu projek.

1. PEMBANGUNAN PELAN PROJEK
   
   Proses pembangunan pelan projek bermula daripada penerimaan dokumen-dokumen kontrak dan akan menyediakan senarai-senarai aktiviti yang terdiri daripada aktiviti pengeluaran dan aktiviti perolehan.
   
2. Aktiviti Pengeluaran
   
   Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk membangunkan sesuatu projek berdasarkan sumber setiap aktiviti. Daripada senarai aktiviti rangkaian pembangunan projek disediakan. Rangkaian ini akan memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai pelan asas untuk melaksanakan kerja-kerja projek.
   
3. Aktiviti Perolehan
   
   Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitkan dengan kos projek yang memerlukan analisa selanjutnya. Masa perlaksanaan untuk sesuatu pembangunan pelan projek berkait rapat dengan sumber yang diperlukan. Semakin pendek masa untuk perlaksanaan, semakin banyak keperluan sumber. Dengan itu aktiviti yang berkos tinggi mungkin dipanjangkan masa perlaksanaannya dan mengakibatkan pengurangan dari segi kos dan sumber.
   
4. PERLAKSANAAN PELAN PROJEK
   
   Perlaksanaan pelan projek merangkumi perkara-perkara berikut :-
   
   1. Konsep projek
      
      Sesuatu projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana dan kecil. Ia boleh jadi terhad kepada satu sektor yang khusus atau merentasi beberapa sektor. Walau bagaimanapun, semua projek mempunyai beberapa ciri yang sama.
      
   2. Matlamat yang segera
      
      Sesuatu projek lebih menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan dengan tujuan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak dan yang sudah dikenalpasti.
      
   3. Tidak berulang-ulang
      
      Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam sesebuah organisasi atau agensi kerajaan. Projek-projek pembangunan biasanya diuruskan oleh badan-badan yang ditubuh khas untuk mengendalikan aktiviti-aktiviti projek yang tertentu supaya tiada pertindihan.
      
   4. Ketidakpastian
      
      Walaupun sesuatu projek kelihatan jelas dari segi objektif dan perlaksanaannya, sebenarnya semua projek mengalami masalah ketidakpastian. Masalah ini berkaitan dengan adanya kemungkinan penyesuaian perlarasan yang perlu dibuat ke atas rekabentuk teknikal, ekonomi atau pengurusannya.
      
5. PEMANTAUAN KEMAJUAN PROJEK
   
   Pemantauan projek perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran. Pemantauan sesuatu projek dibuat dengan maklumat sasaran dan keluaran dicatat untuk dibuat perbandingan. Selepas itu satu pembetulan rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana dan sebagainya.
   
   1. Pemantauan kemajuan
      
      Sebaik sahaja maklumbalas dari tapak didapati, penilaian data perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran. Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada keputusan yang dibuat dan kepakaran dalam membuat penjadualan. Penilaian dibuat berdasarkan keluaran hasil kerja berbanding dengan sasaran, seterusnya peratus pencapaian dibuat berdasarkan perkara ini.
      
   2. Tindakan pembetulan  
      
      Selepas tindakan penilaian dibuat ke atas sesuatu projek, suatu rancangan pembetulan perlu dibuat bagi mencapai matlamat sasaran sepenuhnya. Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana alam dan sebagainya. Satu jadual perancangan dan sasaran kerja perlu disediakan semula sekiranya berlakuperubahan pada penjadualan.
      

10.1    Perancangan dan kitar kawalan merupakan suatu proses untuk ______

    _________________________________________________________

1. Nyatakan DUA aktiviti yang terlibat di dalam proses pembangunan pelan projek.
   

1. Terangkan EMPAT perkara penting yang perlu diambil kira dalam perlaksanaan pelan projek.
   

1. Bagimanakah pemantauan kemajuan projek dilaksanakan?
   
   
   

1. Perancangan dan kitar kawalan merupakan suatu proses untuk menentukan kaedah yang akan digunakan untuk merancang sesuatu projek
   

1. Pengeluaran dan perolehan
   

10.3 i. Konsep projek

1. Matlamat yang segera
   
2. Tidak berulang-ulang
   
3. Ketidakpastian
   

10.4    Pemantauan sesuatu projek membuat perbandingan di antara maklumat sasaran dan keluaran. Selepas itu satu pembetulan rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana dan sebagainya.

1. KAWALAN PROJEK
   
   Sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika tiada pengawalan yang sistematik. Kawalan merupakan proses untuk mengawal sesuatu perlaksanaan sesuatu projek. Pengawalan yang terancang boleh dilaksanakan dengan cara yang ekonomi, mengenalpasti had masa penjadualan dan mengambil kira sumber-sumber yang boleh diperolehi.
   
   Kawalan yang baik dan terancang perlu mencerminkan kerja yang tepat dan dapat dilaksanakan bersesuaian dengan perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan. Ini membolehkan sebarang perubahan kerja dari penjadualan dapat dikesan, dinilai dan dikawal.
   
   Di antara aspek pengawalan projek yang perlu diambilkira ialah :-
   
   1. Tahap Kawalan
      
   2. Ciri-ciri tahap kawalan
      
   3. Menyediakan jadual sasaran
      
   4. Mengawasi projek
      
   5. Penilaian dan peramalan
      
   6. Tempoh kawalan pengemasakinian
      
   7. Tempoh masa pengemaskinian
      

  

1. INTEGRASI KOS
   
   Kos yang terlibat di dalam pelaksanaan projek boleh dibahagikan kepada beberapa kategori seperti bekalan tenaga fizikal, penggunaan tenaga buruh, pembelian atau penyewaan tanah yang melibatkan pembayaran cukai dan sebagainya. Kos-kos tersebut perlulah dinilai dengan masa yang akan menentukan pendapatan yang sewajarnya diperolehi.
   
   Penentuan kos adalah penting dalam melaksanakan sesuatu projek. Kos yang tidak mencukupi akan mempengaruhi perjalanan sesuatu projek yang mungkin akan mengakibatkan projek terbengkalai. Perancangan kos yang teliti perlu bagi mengelakkan kerugian kepada syarikat. Di antara perkara-perkara yang penting semasa membuat perancangan kos ialah :-
   
   1. Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang-barang, penyewaan mesin atau pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.
      
   2. Kesan perubahan jangkamasa di mana pengusaha-pengusaha diperlukan.
      
   3. Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya kerugian atau risiko-risiko lain.
      
   4. Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam melaksanakan sesuatu projek.
      
   5. Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos jika berlaku pertambahan tempoh yang melibatkan kos pembayaran gaji pekerja dan sebagainya.
      
2. PENJADUALAN MAKLUMAT DAN NILAI DAPATAN
   
   Setelah menerima maklumbalas dari tapak, pihak penjadualan akan menilai data dan menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang telah ditetapkan. Kepakaran penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan bergantung kepada keptusan yang akan dibuat. Kebanyakan daripada keputusan akan dibuat oleh pihak penjadualan, tetapi kebiasannya sesetengah maklumat tersebut perlu diberi kepada pihak pengurusan peringkat yang lebih tinggi untuk dinilai.
   
   Proses penilaian biasanya dimulai dengan penghasilan jadual-jadual daripada maklumat yang telah diperolehi. Penjadual akan memeriksa output yang diperolehi daripada komputer ataupun pejabat. Sebarang kelewatan output akan dibuat perbandingan tarikh mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan tamat yang telah ditetapkan.
   
3. MEMBUAT LAPORAN DAN TAKLIMAT
   
   Laporan terperinci tentang projek yang siap akan dibentangkan dalam bentuk yang lebih menraik dengan mengguanakan gambarajah, carta bar atau gambarajah skala-masa.
   
   1. Gambarajah
      
      Digunakan untuk menyesuaikan pengguna dengan tarikh yang dijadualkan. Sesuai digunakan untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan kemasukan nilai keseluruhan projek yang dijadualkan serta kesannya ke atas perancangan. Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat masa yang nyata apabila aktiviti dijalankan. Keadaan ini akan mengakibatkan kesilapan taksiran terutama sekali apabila satu rantaian aktiviti mempunyai bilangan item yang lebih daripada rantaian yang lain.
      
   2. Carta Bar
      
      Carta bar biasa digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia , peralatan dan jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi yang lebih rendsah tetapi tidak sesuai bagi peringkat atasan kerana kemungkinan pertindahan carta akan berlaku.
      
   iii.     Gambarajah Skala-Masa
   
   Gambarajah Skala-Masa biasanya berkait rapat dengan persembahan carta bar. Ramai perancang lebih gemar menggunakan persembahan ini kerana ia dapat menunjukkan perhubungan di antara aktiviti dan masa pelaksanaannya.
   

10.5     Nyatakan tujuan kawalan dalam pengurusan projek dan kepentingannya.

1. Bagaimana kos boleh mempengaruhi pelaksanaan sesuatu projek.
   
2. Penjadualan maklumat dan nilai dapatan penting kerana __________
   
   ____________________________
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

1. Kawalan merupakan proses untuk mengawal pelaksanaan sesuatu projek.
   

1. Kos yang tidak mencukupi akan mepengaruhi perjalanan sesuatu projek yang mungkin akan mengakibatkan projek terbengkalai.
   

Perancagan kos yang teliti perlu bagi mengelakkan kerugian kepada syarikat.

1. Penjadualan maklumat dan nilai dapatan penting bagi memastikan projek dapat disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan.
   

SOALAN 10 – 1

Anda dikehendaki membuat tinjauan suatu projek yang sedang dijalankan. Dapatkan maklumat-maklumat yang berkaitan seperti :

1. perancangan dan kitar kawalan
   
2. pembangunan pelan projek
   
3. pelaksanaan pelan projek
   
4. pemantauan kemajuan projek
   
5. kawalan projek
   
6. integrasi kos
   
7. penjadualan maklumat dan nilai dapatan
   
8. laporan dan taklimat
   

Bentangkan hasil dapatan anda.