November 4, 2013

KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI 5


 
 
 
KONSEP ASAS
PENGURUSAN
KUALITI

 
 
OBJEKTIF 

Objektif : Am
Mengetahui dan memahami prinsip asas pengurusan kualiti.

Objektif : Khusus
Di akhir unit ini anda seharusnya dapat :


  1. Mendefinisikan 5′S.

  1. Menerangkan prinsip-prinsip 5′S.

  1. Menyenaraikan langkah-langkah pelaksanaan 5′S.











 
16.0 PENGENALAN
 
Pernahkah para pelajar mendengar istilah 5′S ? Sememangnya istilah ini agak asing kepada pelajar semua. Namun 5′S merupakan satu prinsip yang sangat penting dalam pengurusan. Dalam unit ini, pelajar akan didedahkan dengan kelima-lima elemen 5′S berserta maksudnya. 5′S. Prinsip 5′S adalah merupakan suatu teknik untuk mengekal dan meneguhkan persekitaran kualiti di dalam sesebuah organisasi. 5′S ini merujuk kepada perkataan-perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke.. Kelima-lima teknik ini sudah lama diamalkan di negara Jepun. Ia bukan sahaja diamalkan untuk meningkatkan mutu di persekitaran mereka, malah juga untuk meningkatkan proses pemikiran mereka.
 
Cuba anda bayangkan, dapatkah anda melakukan sesuatu kerja mahupun belajar di dalam persekiran yang tidak terurus. Prinsip 5′S telah diperkenalkan dikebanyakan kilang-kilang di negara kita khasnya milik pengusaha-pengusaha Jepun untuk mempertingkatkan mutu perkhidmatan dan kualiti kerja mereka. Setiap pekerja telah dilatih untuk mengamalkan prinsip ini sama ada sebelum, semasa atau selepas melakukan sesuatu kerja mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
 
Sebelum mempelajari prinsip ini dengan lebih lanjut, cuba anda fahami dahulu kelima-lima istilah bahasa Jepun tersebut :
 
  1. Seiri(Memilih)
  2. Seiton(Mengatur)
  3. Seiso(Membersihkan)
  4. Seiketsu(Piawaian)
  5. Shitsuki(Latihan dan Disiplin)
 
 
  1. PRINSIP 5′S
    Sekarang kita akan melihat kelima-lima istilah tersebut dengan lebih terperinci lagi.
     
    16.1.1     Seiri (Memilih)
    1. Memilih keluar benda-benda yang tidak diperlukan dan membuangnya.
    2. Menentukan benda-benda yang hendak disimpan, dibaiki atau dilupuskan.
    3. Pelupusan barang mestilah dilampiri dengan borang pelupusan yang telah diluluskan oleh pihak atasan.
    4. Mengasingkan perkakasan dan peralatan yang kerap kegunaannya.
 
16.1.2    Seiton (Mengatur)
  1. Menyusun segala benda yang diperlukan agar mudah dicapai untuk kegunaan.
  2. Mengetahui dan menganalisis keadaan masalah yang dihadapi apabila mengatur tempat kerja.
  3. Menetapkan tempat simpan dan kaedah penyimpanan.
  4. Mengekalkan peraturan penyimpanan dan menyemak semula dari masa ke semasa.
 
16.1.3    Seiso (Membersihkan)
  1. Membersihkan tempat kerja dan peralatan.
  2. Menyediakan jadual yang tetap untuk meneliti dan memeriksa serta membersihkan ruang tempat kerja.
  3. Membersih dan mengemas peralatan semasa atau setelah menjalankan sebarang kerja.
16.1.4    Seiketsu (Piawaian)
  1. Sentiasa mengekalkan suatu pencapaian yang tinggi dalam kekemasan dan organisasi tempat kerja.
  2. Mengutamakan keseragaman dan mempraktikkan apa yang telah dipersetujui dalam Seiri, Seiton dan Seiso.
  3. Mengekalkan pencapaian Seiri, Seiton dan Seiso.
  4. Mengekalkan kawalan perdagangan dan menggunakan arahan-arahan bergambar.
 
  1. Shitsuki (Latihan dan Disiplin)
    1. Menggalakkan etika kerja dan disiplin yang tinggi melalui pendidikan dan latihan.
    2. Melatih pekerja mempraktikkan house-keeping (kekemasan) yang baik.
    3. Mendidik pekerja untuk menunjukkan tauladan yang baik dalam melaksanakan sesuatu tugas.
    4. Menjaga kebersihan tempat kerja dari masa ke semasa.
 
 
16.2 BAGAIMANA MELAKSANAKAN PRINSIP 5′S?
 
Tahukah anda cara yang terbaik untuk melaksanakan Prinsip 5′S dalam persekitaran kerja anda kelak? Sebenarnya perlaksanaan Prinsip 5′S ini memerlukan komitmen kedua-dua pihak iaitu pihak pengurusan atasan dan kesemua individu yang terlibat di dalam organisasi. Kempen-kempen mengenai prinsip ini juga perlu diadakan untuk memberikan penerangan dan pendedahan awal kepada semua yang terlibat mengikut langkah-langkah yang telah ditetapkan. Langkah-langkah di bawah boleh diambil jika anda ingin melaksanakan kempen 5′S di syarikat anda :
 
 
 
16.2.1    Langkah 1 : Dapatkan Komitmen Pihak Pengurusan Atasan dan Melakukan Persediaan
 
Bincangkan idea kempen 5′S yang bakal anda adakan di syarikat anda dengan pihak pengurusan. Cuba dapatkan komitmen yang sepenuhnya sama ada sokongan moral mahupun penyediaan sumber untuk latihan yang diperlukan sepanjang kempen tersebut. Setelah semuanya diperolehi, bolehlah anda melakukan persedian-persediaan berikut :
   
  1. Membuat keputusan dan melaksanakannya (seperti membuang kesemua benda yang sudah tidak diperlukan lagi dan peruntukan masa tertentu untuk membersihkan persekitaran tempat kerja)
  2. Menyediakan peralatan dan menggunakannya (seperti mendapatkan rak-rak yang bersesuaian dengan barang-barang yang perlu diletakkan dan penyediaan label-label arahan)
  3. Membuat perkara yang memerlukan peningkatan (seperti pemasangan alas untuk melindungi sesuatu benda daripada dihinggapi abuk)
  4. Membuat perkara yang memerlukan bantuan daripada unit/bahagian lain (seperti memasang peralatan mesin, menukar susun atur dan mencegah kebocoran minyak)
 
16.2.2    Langkah 2 : Membuat Persediaan Promosi Kempen
       
Langkah yang seterusnya ialah menyediakan jadual-jadual perancangan yang merangkumi 10 aktiviti asas semasa kempen ini dijalankan. Aktiviti-aktiviti tersebut ialah :
 
 
 
 
  1. Dapatkan komitmen daripada pihak pengurusan atasan, capaian status-quo dan dapatkan pengesahan pelan pelaksanaan.
  2. Bengkel 5′S diasaskan kepada 5′S Audit Worksheet in Annex 4.1 telah mengenalpasti aktiviti-aktiviti 5′S di mana salah satu daripada prinsip 5′S itu merupakan kitaran pertama dalam pelaksanaannya.
  3. Hari pertama kempen 5′S iaitu memilih (Seiri) – memilih keluar benda yang tidak diperlukan dan membuangnya.
  4. Aktiviti harian 5′S oleh setiap orang.
  5. Hari kedua kempen 5′S iaitu mengatur (Seiton) – menyusun segala benda yang diperlukan agar mudah dicapai untuk kegunaan.
  6. Hari ketiga kempen 5′S iaitu membersihkan (Seiso) – membersihkan tempat kerja dan peralatan.
  7. Hari keempat kempen 5′S iaitu piawaian (Seiketsu) – sentiasa mengekalkan sesuatu pencapaian tinggi dalam kekemasan dan organisasi tempat kerja.
  8. Hari kelima kempen 5′S iaitu disiplin (Shitsuki) – menggalakkkan etika kerja dan disiplin yang tinggi melalui pendidikan dan latihan.
  9. Jabatan atau bahagian yang terbaik mengamalkan prinsip 5′S akan menerima anugerah.
  10. Penilaian Dan perancangan 5′S yang akan datang.
 
 
16.2.3    Langkah 3 : Merekod
 
Dalam langkah ini, adalah penting untuk melakukan proses perekodan. Proses ini bukan sahaja untuk pembuatan keputusan, tetapi juga penyelesaian masalah, tindakan yang telah diambil serta keputusan yang telah dicapai. Antara kaedah-kaedah yang digunakan untuk merekod ialah:
 
  1. Fotografi.
  2. Video.
  3. “Problem” mark..
  4. Kuantifikasi.
  5. Bilik pameran.
 
 
16.2.4    Langkah 4 : Latihan 5′S
 
Langkah yang seterusnya ialah untuk memberikan latihan kepada para pekerja supaya dapat device dan melaksanakan penyelesaian masing-masing. Mereka juga perlu diberikan pendedahan tentang penggunaan komputer walaupun di luar bidang tugas mereka. Selain daripada itu, mereka perlu belajar teknik-teknik penyelenggaraan dan menghadiri mesyuarat di antara jabatan ataupun syarikat supaya mereka dapat menjanakan idea dan pendapat di dalam persidangan yang sebenarnya.
 
16.2.5    Langkah 5 : Penilaian
 
Langkah yang terakhir ialah melakukan penilaian terhadap aktiviti-aktiviti 5′S yang telah dijalankan. Penilaian ini penting supaya setiap pekerja peka dengan kejadian yang berlaku di tempat kerja mereka dan memastikan tiada masalah yang akan dihadapi. Penilaian ini boleh dilaksanakan melalui kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Di antara objektif utama penilaian ialah untuk memastikan pelaksanaan 5′S mengarah kepada persekitaran kualiti secara menyeluruh.
 
 
 
 
 
 
 
16.2.6    Patrols and Cross-evaluations
 
Lain-lain teknik yang boleh diubahsuai untuk mempromosikan aktiviti 5′S ialah melalui Patrols and Cross-evaluations. Patrols akan melakukan lawatan ke mana-mana bahagian atau jabatan dan cuba untuk mencari masalah yang wujud di sana. Ia adalah seakan-akan managing by walking around. Biasanya ahli-ahli patrol bukannya terdiri daripada ahli pengurusan personel tetapi mereka mesti tahu apa yang perlu dilihat dan dapat mencari masalah yang tersembunyi melalui soalan-soalan yang akan mereka kemukakan.
 
Manakala Cross-evaluations pula ialah kerjasama di antara kumpulan kerja untuk memberikan idea penyelesaian sesuatu masalah yang dihadapi oleh sesuatu kumpulan. Kelebihan teknik ini ialah wujudnya pertukaran idea dan pembelajaran mutual.
 
  1. KESAN-KESAN PELAKSANAAN 5′S
    Setelah kita mempelajari kelima-lima prinsip 5′S dan langkah-langkah untuk melaksanakannya, sekarang kita akan melihat pula kesan-kesan pelaksanaannya terhadap masalah-masalah yang sering dihadapi oleh syarikat-syarikat di negara kita. Pelaksanaan 5′S ini memberi kesan di antaranya kepada :
     
  • Keselamatan
    • iaitu sesuatu perbuatan atau sikap yang dilaksanakan dengan baik dan tanpa melakukan kerosakan.
     
  • Kecekapan
    • Tempatkan untuk semua dan semua berada di tempatnya. Pada asasnya kemalangan biasanya kurang berlaku apabila tempat kerja diuruskan dengan baik.
     
     
  • Kualiti
    • Kekotoran dan daki boleh mengganggu ukuran yang tepat akan menyebabkan kecacatatan dan menambahkan bilangan barang yang rosak da berkualiti rendah.
     
    • Menghapuskan kerosakan
      - Memasangkan label yang berkaitan dengan perkara yang boleh mencegah kerosakan mesin.
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
  1. Berikan makna istilah-istilah berikut :
     
    1. Seiri
    2. Seiton
    3. Seiso
    4. Seiketsu
    5. Shitsuki
 
  1. Terangkan dengan terperinci kelima-lima prinsip 5′S.
 
  1. Senaraikan 3 kaedah yang boleh digunakan dalam proses merekod maklumat.
 
  1. Pelaksanaan prinsip 5′S telah memberikan kesan yang positif terhadap beberapa masalah. Nyatakan masalah-masalah tersebut.
 
  1. Siapakah patrols? Apakah peranannya?
 
  1. Nyatakan 2 kebaikan teknik Cross-evaluation.
 
 
 
 

 
  1. i. Seiri – Memilih
    ii .Seiton -Mengatur
    iii.Seiso – Membersihkan
    iv. Seiketsu – Piawaian
    v. Shitsuki – Latihan dan Disiplin
 
16.2    a. Seiri(Memilih)
  1. Memilih keluar benda-benda yang tidak diperlukan dan membuangnya.
  2. Menentukan benda-benda yang hendak disimpan, dibaiki atau dilupuskan.
  3. Pelupusan barang mestilah dilampiri dengan borang pelupusan yang telah diluluskan oleh pihak atasan.
  4. Mengasingkan perkakasan dan peralatan yang kerap kegunaannya.
 
b. Seiton(Mengatur)
  1. Menyusun segala benda yang diperlukan agar mudah dicapai untuk kegunaan.
  2. Mengetahui dan menganalisis keadaan masalah yang dihadapi apabila mengatur tempat kerja.
  3. Menetapkan tempat simpan dan kaedah penyimpanan.
  4. Mengekalkan peraturan penyimpanan dan menyemak semula dari masa ke semasa.
 
 
 
 
c. Seiso(Membersihkan)
  1. Membersihkan tempat kerja dan peralatan.
  2. Menyediakan jadual yang tetap untuk meneliti dan memeriksa serta membersihkan ruang tempat kerja.
  3. Membersih dan mengemas peralatan semasa atau setelah menjalankan sebarang kerja.
 
d. Seiketsu(Piawaian)
  1. Sentiasa mengekalkan suatu pencapaian yang tinggi dalam kekemasan dan organisasi tempat kerja.
  2. Mengutamakan keseragaman dan mempraktikkan apa yang telah dipersetujui dalam Seiri, Seiton dan Seiso.
  3. Mengekalkan pencapaian Seiri, Seiton dan Seiso.
  4. Mengekalkan kawalan perdagangan dan menggunakan arahan-arahan bergambar.
 
e. Shitsuki(Latihan dan Disiplin)
  1. Menggalakkan etika kerja dan disiplin yang tinggi melalui pendidikan dan latihan.
  2. Melatih pekerja mempraktikkan house-keeping (kekemasan) yang baik.
  3. Mendidik pekerja untuk menunjukkan tauladan yang baik dalam melaksanakan sesuatu tugas.
  4. Menjaga kebersihan tempat kerja dari masa ke semasa.
 
16.3         i.    Fotografi.
  1. Video.
  2. “Problem” mark.
 
 
 
 
16.4 i.    Keselamatan
  1. Kecekapan
  2. Kualiti
  3. Menghapuskan kekotoran
 
  1. Patrols ialah sekumpulan individu yang bukan semestinya ahli pengurusan personel yang akan melakukan lawatan ke mana-mana bahagian bagi mencari masalah-masalah yang wujud tetapi bersembunyi melalui pertanyaan.
 
16.6         i.    Wujudnya pertukaran idea
ii.     Pembelajaran mutual.
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

SOALAN 16-1
 
Anda telah dilantik sebagai pengerusi kempen 5′S yang akan diadakan di organisasi anda. Sebagai pengerusi, anda telah menubuhkan suatu jawatankuasa untuk membantu anda. Terangkan dengan terperici tindakan yang akan anda ambil untuk melaksanakan kempen tersebut.