P3202_Perakaunan Kos_UNIT 3

OBJEKTIF:

	INPUT

3.0 Pengenalan

Bahan mentah adalah bekalan yang dibeli daripada sumber luar dan digunakan dalam menghasilkan keluaran untuk dijual. Bahan dapat dikelaskan kepada bahan langsung dan bahan tidak langsung. Bahan harus sedia ada dan diperolehi sebelum pengeluaran bermula. Ia harus dipesan, diterima, disimpan, diisukan dan dikawal secara berterusan.

3.1 Fungsi jabatan belian, tatacara pembelian, tatacara penyimpanan dan tatacara

pengisuan

i. Fungsi Jabatan Belian

Jabatan belian memainkan peranan penting dalam kawalan bahan mentah yang menyumbangkan sebahagian besar daripada kos pengeluaran. Oleh yang demikian jabatan belian mempunyai fungsi –fungsi berikut :

a. Menentukan kuantiti dan spesifikasi bahan yang tepat yang harus dibeli apabila diperlukan setelah mendapat kelulusan.

b. Menentukan pemilihan pembekal yang bersesuaian dan cekap.

c. Memastikan bahan diterima tepat pada masanya.

ii. Tatacara Pembelian Bahan Mentah

Tatacara pembelian bahan mentah yang cekap adalah penting kerana sejumlah besar wang dibelanjakan dalam pembelian bahan. Pembelian bahan dilakukan oleh jabatan belian. Tatacara pembelian bahan adalah berbeza antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Walau bagaimanapun tatacara pembelian secara umum adalah seperti berikut :

1. Jabatan belian menerima tuntutan pembelian daripada :

Ø Penjaga stor

Ø Kawalan stok

Ø Kawalan pengeluaran.

Ø Pengurus jabatan.

Tuntutan pembelian yang dikemukakan hendaklah menyatakan kuantiti,

spesifikasi bahan dan kod bahan.

2. Jabatan belian akan mencari pembekal yang sesuai berdasarkan rekod-rekod yang sedia ada, direktori, persatuan peniaga dan lain-lain.

3. Jabatan belian akan membuka tender dengan menghantar borang tender kepada pembekal-pembekal. Borang tender mestilah menyatakan maklumat-maklumat terperinci tentang bahan yang diperlukan.

4. Jabatan belian akan menerima sebut harga daripada pembekal-pembekal.

5. Menilai pembekal-pembekal berdasarkan sebut harga yang dikemukakan.

6. Membuat pesanan pembelian

Jabatan belian akan membuat pesanan pembelian dengan menghantar pesanan belian kepada pembekal yang telah dipilih. Pesanan belian dibuat dalam beberapa salinan untuk:

· Pembekal

· Jabatan yang menerima bahan

· Jabatan akaun

· Jabatan yang membuat tuntutan pembelian asal

· Jabatan belian – failkan.

7. Penerimaan bahan daripada pembekal oleh jabatan penerimaan.

iii. Tatacara Penyimpanan

Penyimpanan bahan yang cekap adalah penting kerana ia boleh menyumbangkan

kepada kecekapan operasi sesebuah organisasi. Tugas penjaga stor adalah termasuk :

i. Pengisuan bahan yang diperlukan oleh pihak-pihak tertentu dengan cekap.

ii. Penerimaan bahan daripada pihak luar dan dalam organisasi.

iii.Menyusunatur bahan yang disimpan dengan teratur bagi memastikan bahan

senang dicari dan dikenalpasti dengan cepat.

iv. Mengatur pemeriksaan stok sama ada dengan menggunakan asas berterusan atau berkala untuk membekalkan nilai stok yang tepat apabila diperlukan.

v. Mengawal bahan dalam stor daripada kerosakan.

vi.Mengawasi keselamatan stor daripada berlaku kecurian atau kebakaran.

Apabila penjaga stor menerima bahan ia akan memasukan bahan ke dalam bin / tong atau meletakan bahan di atas rak. Bahan yang diterima akan dicatatkan dalam kad bin (Rajah 3.1) yang dilekatkan pada bin atau rak. Catatan juga akan dibuat pada kad bin apabila bahan diterbitkan dari stor. Oleh yang demikian sebarang pergerakan stok akan dicatatkan di dalam kad bin.

KAD BIN Kod Bahan : No Bin : Keterangan : Tingkat Stok Maksimum : Tingkat Stok Minimum : Tingkat pesanan semula :
Peneriman	Terbitan	Baki	Audit
Tarikh	No. NPB	Kuantiti	Tarikh	No Tuntutan	Kuantiti	Kuantiti	Tarikh	Tanda tangan

Rajah 3.1: KAD BIN

Apabila bahan diperlukan oleh sesebuah jabataan, maka jabatan tersebut mestilah menyerahkan satu nota tuntutan bahan (Rujuk rajah 3.3) yang telah disahkan kepada penjaga stor. Penjaga stor akan mengeluarkan bahan dan membuat catatan di dalam kad bin.

Rajah 3.2: Ringkasan pembelian bahan

NOTA TUNTUTAN BAHAN Jabatan : No Siri : No Kerja : Tarikh : Pusat Kos No Kad Bin Folio Lejar Stor :
Kod	Kuantiti	Keterangan	Harga	Kos
Dikeluarkan oleh : Dibenarkan oleh : Dihargakan oleh : Disemak oleh : Ruj. Pejabat Kos :

Rajah 3.3: NOTA TUNTUTAN BAHAN

Apabila berlaku pemulangan bahan ke stor, ia akan disertakan dengan satu nota pulangan bahan (lihat rajah.3.4). Butir-butir nota pulangan bahan akan dicatatkan di dalam kad bin oleh penjaga stor.

NOTA PULANGAN BAHAN Jabatan yang menerbitkan : No Siri : Dari No Kerja : Tarikh : No Kad Bin Folio Lejar Stor :
Kod	Kuantiti	Keterangan	Harga	Kos
Diterima oleh : Dikeluarkan oleh : Disahkan oleh : Dibenarkan oleh : Dihargakan oleh : Disemak oleh : Ruj. Pejabat Kos :

Rajah 3.4: NOTA PULANGAN BAHAN

iv. Tatacara pengisuan bahan

Pengisuan bahan mestilah dilakukan dengan betul setelah mendapat pengesahan dan jumlah bahan yang diterbitkan hendaklah direkodkan dalam kad bin. Apabila penjaga stor menerima nota tuntutan bahan, ia akan memeriksa ketepatan dan pengesahan yang dilakukan dan jika beliau berpuas hati bahan akan diisukan.

Nota tuntutan bahan akan disimpan oleh penjaga stor dan dia akan merekodkan tarikh pengisuan. Seterusnya akan menghantar nota tuntutan bahan kepada jabatan kos bagi penetapan harga dan mencajkan ke akaun kos.

UJI KEFAHAMAN ANDA SEBELUM ANDA MENERUSKAN INPUT SELANJUTNYA. SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUM BALAS DI HALAMAN BERIKUT.

3.1 Senaraikan fungsi jabatan belian.

Jawapan :

3.2 Senaraikan tatacara pembelian bahan mentah.

Perhatian!

Anda hanya boleh berpindah ke input selanjutnya

jika anda dapat menjawab kesemua soalan dalam aktiviti 3A

3.1 Fungsi jabatan belian ialah :

a. Menentukan kuantiti dan spesifikasi bahan yang tepat yang harus dibeli apabila diperlukan setelah mendapat kelulusan.

b. Menentukan pemilihan pembekal yang bersesuaian dan cekap.

c. Memastikan bahan diterima tepat pada masa.

3.2 Tatacara pembelian bahan adalah seperti berikut :

a. Sumber permintaan asal daripada penjaga stor, ketua jabatan kawalan pengeluaran dan kawalan inventori.

b. Menyediakan tuntutan belian dengan menyatakan kuantiti, kualiti/spesifikasi dan kod bahan.

c. Membuat pemilihan pembekal berdasarkan kepada rekod sedia ada, direktori, persatuan perdagangan dan lain-lain.

d. Membuka tender - menghantar tender kepada pembekal-pembekal dengan menyatakan secara terperinci tentang bahan yang diperlukan.

e. Menerima sebut harga daripada pembekal-pembekal.

f. Membuat pemilihan pembekal.

g. Membuat pesanan pembelian.

h. Menerima barang dan invois.

3.2 Organisasi stor dan tatacara kawalan stok

3.2.1 Organisasi stor

Bentuk organisasi stor boleh dibahagikan kepada dua :

i. Stor berpusat

Iaitu satu pusat yang mengendalikan pembelian dan pengawalan bahan bagi satu

organisasi.

Ø Kebaikan stor berpusat.

a. Tahap stok purata adalah rendah.

b. Kurang risiko penindanan bahan.

c. Kawalan yang lebih baik.

d. Ia adalah lebih selamat.

e. Ia dapat mengurangkan ‘paper work’.

f. Kakitangan mempunyai kepakaran dalam pembelian bahan.

Ø Kelemahan stor berpusat.

a. Tidak sesuai jika mempunyai jabatan atau cawangan.

b. Mengambil masa yang lama untuk memperolehi bahan.

c. Kos pengangkutan yang tinggi untuk menghantar bahan ke cawangan.

ii. Stor tidak berpusat.

Iaitu setiap jabatan atau cawangan akan mengendalikan pembelian dan

penyimpanan bahan secara bersendirian.

3.2.2 Tatacara kawalan stok

Satu sistem kawalan bahan yang baik adalah dapat sentiasa membekalkan bahan secara cekap dan tidak mengganggu proses pengeluaran. Kawalan bahan cuba mengurangkan pelaburan dalam stok ke tahap terendah selari dengan keperluan pengeluaran. Sistem ini melibatkan perekodan dan penyeliaan tahap stok, ramalan keperluan bahan dan membuat keputusan bila dan bagaimana untuk membuat pesanan. Objektif utama kawalan stok adalah untuk meminimakan jumlah kos berkaitan dengan stok.

1. Tingkat stok

Salah satu daripada tujuan kawalan stok ialah untuk memastikan bahawa tidak terdapat risiko menyimpan stok yang berlebihan atau stok yang berkurangan. Untuk mengelakkan daripada keadaan ini organisasi menggunakan sistem tingkat stok untuk menentukan tingkat pesanan semula, serta kuantiti maksimum dan minimum yang harus disimpan. Penjaga stor akan berpandukan kepada ketiga-tiga tingkat tersebut untuk menentukan jumlah yang harus dipesan.

a. Tingkat pesanan semula

Iaitu tingkat di antara tingkat stok maksimum dan minimum. Pada tingkat ini tuntutan untuk bekalan bahan yang baru akan dilakukan.

b. Tingkat stok minimum (Stok penimbal)

Iaitu kuantiti stok yang paling rendah dibenarkan.

c. Tingkat stok maksimum.

Iaitu kuantiti bahan maksimum yang harus disimpan.

Pengiraan untuk ketiga-tiga tingkat berkenaan dapat ditujukkan seperti berikut :

Contoh;

Maklumat-maklumat berikut adalah mengenai bahan XYZ bagi bulan Januari.

Penggunaan Purata 100 unit

Penggunaan minimum 60 unit

Penggunaan maksimum 130 unit

Tempoh pesanan semula 20 – 26 hari

Kuantiti pesanan ekonomi (EOQ diandaikan ) 4000 unit

i. Tingkat pesanan semula

= 130 x 26

= 3,380 unit.

ii. Tingkat Minimum

= 3,380 – (100 x 23 )

= 3,380 – 2,300

= 1,080 unit.

iii. Tingkat maksimum

= 3,380 + 4,000 – (60 x 20)

= 6,180 unit.

2. Kuantiti pesanan ekonomik (EOQ)

Kuantiti pesanan ekonomik membolehkan sesebuah organisasi mengawal pelaburan ke atas bahan. Kuantiti pesanan ekonomi digunakan untuk menentukan berapa banyak bahan harus dipesan. Kuantiti pesanan ekonomi ialah kuantiti yang paling ekonomi yang harus dipesan. Ia membolehkan kita mencapai suatu saiz pesanan yang dapat meminimumkan jumlah kos stok, ia itu kos penyimpanan dan kos pemegangan. Tingkat keseimbangan ini boleh ditentukan dengan menggunakan formula

__________

/ 2 UO

EOQ = /-------

IC

Di mana U adalah unit penggunaan tahunan

O adalah kos membuat pesanan

I adalah peratusan kos penyimpanan stok

C adalah kos seunit bahan.

Contoh: Pengiraan Kuantiti pesanan ekonomi (EOQ)

Unit penggunaan tahunan 6,000 unit

Kos membuat pesanan RM 30.00

Kos penyimpanan sebagai peratusan daripada stok 20%

Kos seunit bahan RM 5.00

Unit kuantiti pesanan ekonomi

__________

/ 2 UO

EOQ = /-------

IC

__________

/ 2 x 6000 x 30

= /-----------

5 x 20%

__________

/

= / 360 000

= 600 unit.

Oleh yang demikian EOQ adalah 600 unit dan bilangan pesanan setahun ialah 10 kali

(6000 unit / 600 unit)

UJI KEFAHAMAN ANDA SEBELUM ANDA MENERUSKAN INPUT SELANJUTNYA. SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUM BALAS DI HALAMAN BERIKUT.

3.3 Senaraikan kebaikan stor berpusat.

Perhatian!

Anda hanya boleh berpindah ke input selanjutnya

jika anda dapat menjawab kesemua soalan dalam aktiviti 3B

3.3 Kebaikan stor berpusat.

a. Tahap stok purata adalah rendah.

b. Kurang risiko penindanan bahan.

c. Kawalan yang lebih baik.

d. Ia adalah lebih selamat.

e. Ia dapat mengurangkan ‘paper work’.

f. Kakitangan mempunyai kepakaran dalam pembelian bahan.

S

ila cuba semua soalan dalam penilaian kendiri ini dan semak jawapan anda pada maklumbalas yang disediakan.

Jika ada masalah yang timbul, sila berbincang dengan pensyarah anda.

Selamat mencuba dan selamat berjaya!!!

Soalan 3-1

Terangkan tentang tatacara pengisuan bahan.

Soalan 3-2

Cari kuantiti pesanan ekonomi apabila ramalan permintaan ialah 1000 unit sebulan, kos membuat pesanan ialah RM 350 sekali membuat pesanan, kos seunit bahan RM 8.00 dan kos penyimpanan dianggarkan sebanyak 15% setahun.

Adakah anda telah mencuba dahulu?

Jika ‘ya’, sila semak jawapan anda.

Jawapan 3-1

Tatacara pengisuan bahan

Pengisuan bahan mestilah dilakukan dengan betul setelah mendapat pengesahan dan jumlah bahan yang diterbitkan hendaklah direkodkan dalam kad bin. Apabila penjaga stor menerima Nota tuntutan bahan, ia akan memeriksa ketepatan dan pengesahan yang dilakukan dan jika beliau berpuas hati bahan akan diisukan.

Nota tuntutan bahan akan disimpan oleh penjaga stor dan dia akan merekodkan tarikh pengisuan. Seterusnya akan menghantar nota tuntutan bahan kepada jabatan kos bagi penetapan harga dan mencajkan ke akaun kos.

Jawapan 3-1

Kuantiti pesanan ekonomi (EOQ) ialah :

U = 1000 x 12

= 12000 unit setahun

O = RM350

I = 15%

C = RM 8

Unit kuantiti pesanan ekonomi

__________

/ 2 UO

EOQ = /-------

IC

__________

/ 2 x 12000 x 350

= /-----------

8 x 15%

= 2646 unit