KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI 3

KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI

	OBJEKTIF
Objektif : Am	Memahami konsep asas pengurusan kualiti
Objektif : Khusus	Di akhir unit ini anda seharusnya dapat : Menerangkan konsep Management By Objective (MBO) Menerangkan Teknik Hanya Pada Waktu (JIT)

14.0 PENGENALAN  

Dalam unit ini kita akan membincangkan konsep asas pengurusan kualiti yang berkaitan dengan MBO dan JIT.

MBO (Management by Objective) atau dalam Bahasa Malaysia Pengurusan Melalui Objektif merupakan falsafah pengurusan yang berkesan dengan penukaran objektif organisasi kepada penukaran objektif individu. Ia merupakan satu proses di mana penyelia dan pekerja sama-sama menetapkan objektif pekerja dan pihak pekerja akan menerima ganjaran berdasarkan kepada pencapaian objektif-objektif tersebut. Sistem MBO harus melibatkan semua peringkat bermula daripada pengurusan atasan hinggalah kepada pekerja baru.

JIT (Just in Time) atau dalam Bahasa Malaysia disebut Teknik Hanya Pada Masa merupakan teknik pengurusan kualiti yang mula diamalkan di negara Jepun selepas Perang Dunia Kedua yang bermatlamat untuk mewujudkan pekerjaan penuh bagi rakyatnya ke arah mencapai pengangguran sifar.

1. MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO)
   

Dalam bahagian pengenalan telah diterangkan mengenai maksud MBO. Di bahagian ini akan dijelaskan mengenai maksud objektif dan proses-proses yang terlibat dalam pembentuk objektif sesuatu organisasi.

Apakah Yang Dimaksudkan Dengan Objektif?

Objektif merupakan hasil atau keputusan yang dijangkakan dapat dicapai oleh sesebuah organisasi yang berhubung dengan masa hadapan. Ini bermakna pencapaiannya akan berlaku dalam satu jangkamasa, dengan itu, perancangan yang teliti dalam membentuk satu-satu objektif amat diperlukan. Objektif merangkumi apa yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi seperti kepuasan ahli-ahli dalam organisasi, pengeluaran barangan dan perkhidmatan, kecekapan, mobalisasi sumber-sumber, rasionaliti dan perhatian tentang disiplin dan peraturan-peraturan.

Melalui MBO, proses pembentukan objektif memerlukan penyertaan dan kerjasama daripada ahli-ahli pelbagai peringkat dalam sesebuah organisasi. Proses ini dijangka dapat menghasilkan beberapa kebaikan seperti berikut:-

1. Setiap individu di dalam organisasi tersebut akan lebih menyedari dan memahami tentang keseluruhan objektif organisasi.
2. Setiap individu akan lebih memahami peranan dan tanggungjawab mereka dalam organisasi
3. Semangat tolak ansur yang wujud dalam proses pembentukan objektif akan memperbaiki lagi dorongan ke atas individu serta meninggikan lagi prestasi kerja dalam organisasi

Walau bagaimanapun beberapa masalah mungkin timbul dalam pembentukan objektif seperti menentukan keputusan untuk memilih bidang pengkhususan dalam pembentukan objektif tersebut.

Rajah 14.1 di bawah menerangkan proses pembentukan objektif berdasarkan pendekatan MBO.

Unsur-unsur penting                Langkah-langkah

Rajah 14.1 : Proses MBO

1. Apakah yang dimaksudkan dengan objektif dan apakah kebaikan yang diperolehi daripadanya?

1. Nyatakan unsur-unsur penting yang perlu ada dalam pembentukan objektif berdasarkan pembentukan MBO.

14.1    Objektif merupakan hasil atau keputusan yang dijangkakan dapat dicapai oleh sesebuah organisasi yang berhubung dengan masa hadapan.

Kebaikan yang diperolehi daripada pembentukan objektif ialah : -

i.        Setiap individu di dalam organisasi tersebut akan lebih menyedari dan memahami tentang keseluruhan objektif organisasi.

ii.    Setiap individu akan lebih memahami peranan dan tanggungjawab mereka dalam organisasi

1. Semangat tolak ansur yang wujud dalam proses pembentukan objektif akan memperbaiki lagi dorongan ke atas individu serta meninggikan lagi prestasi kerja dalam organisasi
   

14.2     4 unsur penting iaitu :

1. Pembentukan matlamat
   
   1. Tindakan perancangan
      
   2. Pengawalan
      
   3. Ulangkaji dari masa ke semasa
      

1. JUST IN TIME
   (JIT)    
   Apakah yang anda tahu mengenai Teknik Hanya Pada Waktu atau Just Time(JIT) ?
   
       Teknik JIT mula diamalkan di negara Jepun selepas Perang Dunia Kedua yang bermatlamat untuk mewujudkan pekerjaan penuh bagi rakyatnya ke arah mencapai pengangguran sifar. Setelah membuat kajian, kerajaan Jepun telah mendapati bahawa salah satu cara untuk mencapai daya saing ialah melalui pelupusan sampah. Ini bermakna, sekiranya sesuatu barang tidak diperlukan pada masa ini dan tidak ada keperluan untuk menyimpannya dalam kilang,maka ia digolongkan sebagai sampah. Oleh sebab itu, barangan yang diperlukan hanya akan dihantar pada masa yang diperlukan untuk mengelakkan kewujudan sampah. Di sini istilah sampah adalah merujuk kepada inventori yang tidak diperlukan pada masa ia tidak diperlukan lagi.
   
       Terdapat beberapa senarai definisi yang pernah disarankan untuk menjelaskan konsep ini iaitu :
   
                 
   
   1. cara kerja
      
   2. konsep
      
   3. matlamat
      
   4. kepercayaan
      
   5. falsafah
      

14.2.1 CIRI-CIRI DAN KEPERLUAN JIT

14.2.1.1    Ciri-ciri JIT

Ciri-ciri utama JIT boleh diringkaskan seperti berikut :

a.    pembekal dan pembeli sebagai rakan

1. prinsip menang-menang (win-win) untuk kedua-dua pihak
   
2. fokus utama dalam mewujudkan keuntungan dimana kerjasama dan kesetaraan untuk kedua-dua pihak dititik beratkan.
   

1. Keperluan JIT  
   
   Keperluan JIT pula merangkumi :-
   
   1. pembekal : penghantaran berkualiti dan tepat pada masa.
      
   2. Susunatur unit kerja pada setiap langkah
      
   3. Teknologi digunakan di tempat kerja untuk meningkatkan pengeluaran
      
   4. Inventori dalam saiz yang kecil dan disimpan di tempat khas.
      
   5. Penjadualan proses secara berperingkat
      
   6. Pemeliharaan proses seperti yang dijadualkan.
      
   7. Pengeluaran yang berkualiti
      
   8. Pemberian kuasa dan latihan kepada pekerja
      
   9. Komitmen daripada pihak pengurusan, pekerja dan pembekal
      

1. SUSUN ATUR JIT
   
   Sekarang kita akan lihat pula susun atur JIT yang akan menentukan kecekapan sesuatu operasi. Susun atur ini amat berguna dalam operasi pengurusan kerana ia akan mengurangkan pemindahan bahan yang hanya akan membuang masa. Pengurangan pemindahan bahan seterusnya akan mengurangkan penggunaan tenaga kerja kerana susun atur JIT akan memindahkan barang terus ke tempat yang diperlukan tanpa perlu berada di bahagian penerimaan terlebih dahulu.
   

Rajah 14.2 di bawah menunjukkan langkah-langkah ataupun taktik susunatur yang biasa dipraktikkan dikebanyakan organisasi.

Rajah 14.2 : Langkah Susunatur JIT

1. JIT DALAM SEKTOR PERKHIDMATAN
   
   Kebanyakan individu menganggap JIT merupakan suatu sistem untuk mengurangkan inventori dan bukan penggunaan dalam sektor perkhidmatan.Tetapi pada hakikatnya ia digunakan secara meluas dalam sektor ini. Ini kerana ia bukan sahaja merangkumi peringkat inventori yang rendah tetapi ia juga meliputi penghapusan pembaziran, operasi yang lancar, penyesuaian keadaan pasaran, merapatkan hubungan dengan pembekal dan sebagainya. Hasilnya, barangan atau perkhidmatan boleh disediakan dengan cepat menggunakan kos yang rendah. Dengan ini, kita dapat mengkaji konsep JIT yang digunakan dalam sektor perkhidmatan dari aspek pembekal, susun atur, inventori dan penjadualan.
   

14.2.3.1    Pembekal

Kebanyakan pihak pengurusan restoran mengekalkan hubungan yang rapat dengan pembekal. Ini disebabkan kualiti barang bekalan yang tidak memuaskan akan mempengaruhi bekalan perkhidmatan. Mereka juga akan mengekalkan pembekal yang sama untuk mengelakkan salah faham yang mungkin akan berlaku. Selain itu, mereka juga akan membuat perjanjian jangka panjang untuk memberi jaminan kepada kedua-dua pihak pada masa akan datang.

14.2.3.2    Susun atur

Tanpa kita sedari, sebenarnya susun atur JIT digunakan secara meluas di dapur-dapur restoran. Semua makanan akan disusun atur mengikut kategori yang telah ditetapkan. Makanan yang telah siap disediakan juga akan disusun atur supaya boleh memberikan makanan yang cepat kepada pembeli. Satu lagi aplikasi JIT ialah susun atur beg-beg di lapangan terbang. Konsep susun atur JIT yang baik meminimumkan pergerakan orang dan barangan yang akan menjimatkan masa.

1. Inventori
   
   Jangkamasa inventori sektor perkhidmatan adalah lebih rendah berbanding sektor pengeluaran. Sektor perkhidmatan penyediaan makanan segera seperti McDonalds dan KFC misalnya telah menghadkan masa-masa yang tertentu bagi mengekalkan inventori makanan yang siap. Sebagai contoh, jika masa mengekalkan inventori bagi roti ialah 15 minit dan kentang goreng pula 7 minit, maka ia iidak akan dihantar kepada pelanggan jika melebihi tempoh yang telah ditetapkan tersebut.
   

1. Penjadualan
   
   Penjadualan juga memainkan peranan penting dalam menawarkan perkihdmatan yang akan memuaskan hati pelanggan tanpa membazirkan masa. Sebagai contoh, pelayan McDonalds telah dihadkan amsa tidak lebih daripada 15 minit untuk menyediakan suatu perkhidmatan yang lengkap kepada pelanggan bermula daripada pesanan sehingalah ia sedia dinikmati oleh pelanggan. Kuantiti makanan juga disediakan ddalm slot ataupun jumlah yang kecil untuk memastikan kesegaran kualiti makanan sentiasa terjamin.
   

  

1. Senaraikan ciri-ciri dan keperluan JIT.
   

1. Mengapakah susun atur penting dalam sektor pembuatan mahupun perkhidmatan?
   

14.3    Ciri-ciri JIT :

1. pembekal dan pembeli sebagai rakan
   
2. prinsip menang-menang (win-win) untuk kedua-dua pihak
   
3. fokus utama dalam mewujudkan keuntungan dimana kerjasama dan kesetaraan untuk kedua-dua pihak dititik beratkan.
   

Keperluan JIT :

1. pembekal : penghantaran berkualiti dan tepat pada masa.
   
2. Susunatur unit kerja pada setiap langkah
   
3. Teknologi digunakan di tempat kerja untuk meningkatkan pengeluaran
   
4. Inventori dalam saiz yang kecil dan disimpan di tempat khas.
   
5. Penjadualan proses secara berperingkat
   
6. Pemeliharaan proses seperti yang dijadualkan.
   
7. Pengeluaran yang berkualiti
   
8. Pemberian kuasa dan latihan kepada pekerja
   
9. Komitmen daripada pihak pengurusan, pekerja dan pembekal
   

14.4    Menjimatkan kos dan masa.

SOALAN 14 –1

Sebagai pengarah syarikat yang baru di syarikat kepunyaan keluarga anda, anda ingin mengaplikasikan pendekatan MBO di syarikat anda. Terangkan langkah-langkah yang perlu anda ambil untuk menyempurnakan hasrat anda bermula dengan pembentukan objektif.


SOALAN 14 – 2

Dapatkan beberapa buah organisasi di sekitar tempat anda (pembuatan atau perkhidmatan) yang mengamalkan konsep JIT di dalam pengurusan pembekal, susun atur, inventori dan penjadualannya. Wujudkah perbezaan di antaranya?